Ako radite u uredu, vjerojatno radite s nekom vrstom papirologije. Obzirom na to, želite se pobrinuti da je tip printera koji koristite najpovoljniji i najefikasniji printer za sav taj obujam.
Međutim, sama količina ponuda koje možete pronaći na tržištu i opcija koje se nude, čini vam se nesavladiva. Niste niti sami sigurni na koji način odabrati najbolji uredski printer za vaše poslovanje.
Kao pomoć pri odlučivanju, sastavili smo mali vodič za sve one kojima je potreban printer ali nisu baš sigurni odakle započeti proces traženja. Prije odabira printera, 4 su ključne stvari koje trebate razmotriti:
Razmislite o načinu na koji ćete koristiti printer.
Kao pružateljima ispisnih rješenja, često dobivamo upite tipa: „Koji je najbolji printer koji mogu kupiti?“. Odgovor je uvijek isti:“Za što planirate koristiti printer koji trenutno tražite?“. Naravno, jasno nam je da se koristi za ispis ali je bitno i razmotriti što ćete točno ispisivati i koje su funkcije koje vaš uređaj mora sadržavati. Idealan printer za jedno poslovanje, ne treba nužno biti i idealan printer za drugo.
O nekoliko stvari treba razmišljati kad je riječ o funkcijama printera:
Korak 1. – razmislite o tome na koji način ćete koristiti uredski printer
U boji ili crno-bijeli: Printate li grafove ili promo materijale za koje je potreban full color? Ili većinom ispisujete ugovore, tablice i generičke izvještaje? Nemojte plaćati dodatne iznose za tonere u boju ako niste stvarno sigurni da ga trebate.
Veličina papira: Svaki printer ne podržava jednake dimenzije papira. Printate li pravne dokumente ili samo adrese na kuverte? Treba li vam i A3 dimenzija? Trebate se pobrinuti za to da vaš printer podržava sve što vam je potrebno.
Copy/Scan funkcija: Trebate li kopirati ili skenirati nešto s vašeg printera? Ako funkcionirate kao ured s jednim ispisnim uređajem, ako vam se kopirka nalazi na velikoj udaljenosti od mjesta na kojem fizički sjedite, možda vam je potrebno da ta opcija bude dostupna na vašem printeru.
Ako vam niti ova opcija nije potrebna, možete uštedjeti odabirom printera koji ju ne podržava.
Wireless: Ispisujete li vaše dokumente s laptopa ili mobilnih uređaja? Ako je odgovor da, trebat će vam printer koji ima wireless funkciju. Jednom kad suzite listu funkcionalnosti koje vaš printer treba imati, suzit ćete i opcije koje trebate pregledati kako biste odabrali upravo printer kakav vam je potreban.
Korak 2 – razmislite o tome koliko često ćete koristiti svoj printer
Većina ljudi radi pogrešku i ovo pitanje nikad ne razmatraju. Razmišljaju o tome što njihov printer treba raditi i koliko su voljni platiti za to što radi… ali ne posvete vrijeme razmišljanju o tome točno koliko posla printer treba odraditi.
Ovaj previd zapravo može imati i dalekosežnije posljedice ako se dogodi da odaberete printer koji će vrlo brzo biti preopterećen. S druge strane, često tvrtke kupuju skupa ispisna rješenja čiji puni potencijal nikada ne koriste.
U ovoj fazi odlučivanja, ključno je razmišljati o tome koliko će vaša organizacija točno printati na dnevnoj bazi. Kako biste ovo utvrdili, najbolje je izvući stvarne brojke. Mnoge organizacije misle da printaju „mnogo“ papira svaki mjesec. Ali koja je definicija „mnogo papira“ – 10 000 stranica, 250 stranica?
Ako imate malu tvrtku s nekoliko printera, najjednostavniji način je da pratite koliko paketa papira potrošite svaki mjesec. Svaki paket sadrži 500 listova i na ovaj način nije teško izračunati ukupan broj potrošenih paketa.
Radi li se ipak o nekoj većoj količini printera – razmislite o profesionalnim aplikacijama za praćenje ispisnih rješenja poput MfpClouda. Ova aplikacija omogućava vam napredno praćenje svih vaših ispisnih volumena u stvarnom vremenu te u svakom trenutku pruža uvid u stvarne troškove i stanje ispisnih rješenja.
Svaki printer u specifikacijama bi trebao imati i podatak koji je preporučeni mjesečni obujam ispisa. Želite se pobrinuti za to da se vaš ispisna količina uklapa u tu brojku i da, po mogućnosti, nije blizu gornje granice.
Ako odaberete printer odgovarajućeg obujma, unaprijed ćete se pobrinuti za to i da vaš printer ima najduži mogući životni vijek.
Korak 3. – Razmišljajte o trošku i kvaliteti hardvera printera
Sljedeća stvar o kojoj morate razmišljati je hardver samog printera. Nekoliko je faktora koje treba uzeti u obzir pri kupovini bilo kojeg tehničkog proizvoda pa tako i printera.
Cijena: naravno, cijena je uvijek bitna stavka. Želite se pobrinuti za to da ste dobro upoznati s tržišnom vrijednosti printera o kojem razmišljate kako biste donijeli informiranu odluku
Brand: Nisu svi printeri jednako kvalitetni. Možda nije loša ideja da pročitate i nekoliko recenzija o najzastupljenijim markama na tržištu kao što su Brother, HP ili Sharp te i na ovaj način jednostavnije odlučite koji bi bio pravi izbor za vas.
Tinta ili toner: Inkjet printeri su sveprisutni i jeftini i jednostavni za nabaviti u bilo kojem većem maloprodajnom lancu. Oni su uglavnom i zamišljeni i dizajnirani za kućnu upotrebu te ako ih koristite u svrhu uredskog printera – njihov popravak i održavanje može biti vrlo skupo. Laserski printeri obično su bolji za printanje velikih volumena do kojih obično i dolazi u uredima tako da su oni puno vjerojatnije odgovarajući izbor.
Dobavljač: Nije svejedno gdje kupujete. Pronašli ste nešto rabljeno i jako jeftino na internetu? Ipak bismo preporučili da se osigurate na način da kupujete kod ovlaštenog prodavatelja kako ne biste završili s kopijom ili proizvodom u jako lošem stanju.
Znači, vodite računa o tome odakle vaš printer dolazi! Još jedna od stvari o kojoj trebate voditi računa je i kakva su vaša druga ispisna rješenja. Nabavljate li flotu printera, a trenutno nemate niti jedan? Ili ste sakupili kolekciju desktop printera različitih modela i godišta, koji su rašireni po uredu?
Što ste više u mogućnosti konsolidirati svoju flotu printera, jednostavnije ćete ju i održavati. Posjedovanje višestrukih tipova i modela, znači i veću vjerojatnost potraćenih tonera, neefikasnih uređaja i zamjenskih dijelova koje je teško nabaviti.
Što više održavate flotu printera konzistentnom, dugoročno će ona biti i jednostavnija za održavanje.
Korak 4 – razmišljajte o ukupnim operativnim troškovima svojeg printera
Recimo da smo još na početku teksta odlučili da kupujete printer. Do sad već znate koje volumene planirate ispisivati. Već ste se odlučili i za marku i vrstu printera koji je idealan za vas? Pronašli ste dobro mjesto za kupovinu i zadovoljni ste s cijenom? Znači, gotovi ste..
Ne tako brzo!
Na ovom koraku ponovo mnoge organizacije rade ključne pogreške. Ne razmišljaju o tome što se događa nakon kupovine printera.
Tinte i toneri su skupi. I nije potrebno mnogo vremena da ukupan trošak spremnika tinte nadmaši trošak kupovine samog uređaja. Stoga je važno razmišljati i o dugoročnim troškovima novog printera odn. o tome koji će biti ukupan kumulativan trošak njegovog korištenja.
Razmislite o:
Tonerima: dugoročna efikasnost nekih printera može se pokazati puno boljom od efikasnosti nekih drugih. Koju vrstu spremnika za toner koriste? Koja je cijena spremnika? Pobrinite se za to da ne kupujete printer u čiji je rad potrebno uložiti velike količine novca.
Popravcima: koliko je jednostavno popraviti vaš printer ako dođe do nekog kvara. Imate li nekog tko vam može zamijeniti dijelove koji više ne rade. Koja je cijena dijelova koji se moraju redovito mijenjati radi trošenja?
Zamjenama: koliki će biti vaš trošak ako ste prisiljeni zamijeniti uređaj? Koliko često ste prisiljeni na zamjene? Ovisno o tome koliko puno vaši uređaji rade, ovo može biti vrlo često. U ovom slučaju, kupovina printera koji je inicijalno malo skuplji ali ga nećete morati mijenjati tako često mogla bi biti pametna odluka.
Kako izračunati cijenu ispisa po stranici
Kako biste stvarno razumjeli koji je trošak ispisa, pomaže izračun troška po stranici.
Za izračun po stranici, prvo je potrebno odlučiti koliko trošite ili želite trošiti na tonere, dijelove, održavanje i zamjenu printera svaki mjesec. Ako imate internu IT podršku, uračunajte i vrijeme koje oni potroše na popravke.
Jednom kad uspijete izračunati svoj mjesečni trošak, razmišljajte o volumenu. Koliko stranica ćete isprintati na dani mjesec? Ovo možete izmjeriti na način da pratite koliko brzo ćete potrošiti paket papira ili ako baš želite biti vrlo precizni, napravite punu procjenu svoje flote uređaja.
Podijelite taj trošak s mjesečnim volumenom i znati ćete koji je vaš trošak po stranici. Moći ćete predvidjeti točno koliko vas stoji svaki put kad netko klikne „print“ i tim brojem se možete koristiti kako biste jednostavnije odlučili je li neki model printera efikasniji od nekog drugog modela.
U obzir uzmite i sveobuhvatna ispisna rješenja
Nikad niste razmišljali o svim faktorima koji čine trošak ispisnog rješenja za vaš ured? Niste jedini. Ako vam se učini da je prevelik napor razmišljati o svemu tome, možda biste u obzir trebali uzeti sveobuhvatno rješenje najma uredske opreme.
Odlučite li se za DuplicoIT ispisna rješenja sve vaše brige postat će naša odgovornost. Odabrat ćete ispisni uređaj koji odgovara upravo vašim potrebama, plaćat ćete mjesečni najam uz naplatu po ispisu. Preuzet ćemo brigu i o dostavi novih te zbrinjavanju iskorištenih tonera.
U slučaju kvara, pronaći ćemo vam zamjenski uređaj i pobrinuti se za to da vaš uređaj bude popravljen u najkraćem mogućem roku. Uz to, naši serviseri su vam uvijek na raspolaganju za brze servisne intervencije kao bi vaše poslovanje prolazilo u potpunosti neometano tehničkim smetnjama.
Osim operativne potpore, uvijek stojimo na raspolaganju za konzultacije oko odabira odgovarajućeg modela printera.
Ako vas zanimaju prednosti sveobuhvatnog najma ispisnih rješenja, rado ćemo vam odgovoriti na sva pitanja. U ovom području posjedujemo višegodišnje iskustvo i sigurno smo provjereni partner za pružanje najbolje usluge najma uredske opreme.
Kontaktirajte nas za sve potrebne informacije.