Skoro svi koji su ikad radili u uredu imaju barem neko osnovno znanje Microsoft Excel programa ili sličnih tabličnih programa.
Takvi programi revolucionizirali su korištenje računala za financijske i računovodstvene svrhe prvenstveno, ali su naišli i na ogroman odaziv korisnika u raznim aspektima upravljanja tvrtkama.
Danas organizacije postaju sve kompleksnije, a tablice mogu kreirati više problema nego što ih potencijalno mogu riješiti. Kad je riječ o osjetljivim podatcima vezanim uz upravljanje tvrtkom, organizacije bi trebale polako razmatrati migracije ka modernijim rješenjima.
Razlozi za prestanak korištenja Excel-a
1. Ručni unos podataka u Excel spor je i problematičan
Korištenje tablica zahtjeva od zaposlenika kopiranje ili „uvlačenje“ podataka u sustav. Ovo nije nikakav problem organizacijama koje nemaju veliku količinu podataka za pratiti, međutim za one sa zahtjevnijim operativnim poslovima – ovaj proces može potrošiti sate ili dane.
Menadžeri bi trebali provoditi svoje vrijeme u analizi podataka kako bi pravovremeno mogli reagirati. Njihov posao ne bi trebao biti unos ili ažuriranje. Istraživanja su pokazala da oko 88% tablica sadrži neku vrstu pogreške prvenstveno kreirane ljudskom greškom pri ručnom unosu.
Nešto jednostavno poput decimalne točke ili pogrešno unesene formule, može uzrokovati ozbiljne devijacije u operativnim, financijskim, prodajnim ili bilo kojem drugom izvještaju.
2. Nemogućnost dijeljenja podataka
Za razliku od informatičkih sustava koji su kreirani s ciljem dijeljenja podataka i suradnje koja se provlači kroz cijelu organizaciju, samo jedan po jedan zaposlenik u mogućnosti je ažurirati tablicu u određeno vrijeme.
Korisnici su prisiljeni oslanjati se na e-mail privitke ili dijeljene foldere kako bi imali pristup posljednoj verziji informacija.
Nekonzistentnost u ažuriranju ili ispravnom imenovanju datoteka čini ovaj problem još gorim. Nema jednostavnog načina na koji se može otkriti je li tablica u koju gledate nova ili postoji još novija verzija pospremljena negdje na tuđem računalu.
3. Nemogućnost pristupa podacima u stvarnom vremenu ili pristup povijesnim podacima
Ekstremno je teško pristupiti podatcima u stvarnom vremenu, ukoliko vaša organizacija koristi Excel. Teško je saznati gledate li trenutnu statistiku ili podatke koje su nedavno izmijenjeni. Vrijeme potrebno zaposleniku da unese ove podatke, samo pojačava ovaj problem.
Mnoge organizacije neprekidno mijenjaju i ažuriraju informacije, a Excel nije zamišljen za čuvanje poslovnih podataka. To znači da se vrijedni podaci gube kad prestanu biti aktualni što analizu trendova čini skoro pa nemogućom.
4. Problemi izvještavanja i analize
Analiza trendova, osobito incidenata i prijava, može uštedjeti organizaciji stotine ili tisuće dolara. Excel može poslužiti kao adekvatan sustav za pospremanje statističkih podataka, ali nije zamišljen kao alat za izradu dubinskih analiza kakve većina tvrtki danas zahtijeva.
Podaci se moraju ručno organizirati u izvještaje iz kojih korisnici mogu shvatiti što se događa unutar tvrtke. Naravno, ovaj način kreiranja izvještaja troši puno dragocjenog vremena.
5. Sigurnosni problemi
Tablice se mogu zaštititi lozinkom. Međutim, mnoge organizacije imaju mnogo kompleksnije sigurnosne zahtjeve.
Mogu postojati višestruki nivoi autorizacija koji zahtjevaju različite nivoe pristupa podacima. Ukoliko je tablica zaštićena lozinkom, korisnik može ili pristupiti podacima i izmijeniti ih ili ni jedno od navedenog. Velika je šansa i da do lozinke dođe neovlašteni korisnik te tako dobije pristup povjerljivim informacijama.
Koje su alternative Excel tablicama?
Ukoliko vam se ovi problemi čine poznatima, možda je vrijeme da ažurirate način na koji vaša tvrtka upravlja podacima.
Upoznajte MyIntranet, aplikaciju koja unapređuje komunikaciju i pojednostavljuje procese sektora ljudskih potencijala.
My Intranet je jedinstveno rješenje za operativno upravljanje podacima zaposlenika, evidencijom radnog vremena i izostanaka te voznim parkom.
Jednostavno zaboravite na unošenje, ponovno unošenje i ispravljanje podataka.
MyIntranet omogućava:
- Centralizirani pristup svim podatcima s bilo kojeg mjesta za sve autorizirane korisnike (uz uvjet pristupa internetu)
- Unapređenje komunikacije među zaposlenima, jedostavnije slanje obavijesti i jednostavnije procese komunikacije prema cijeloj tvrtci
- Uvijek dostupne informacije o radnom stažu
- Automatska sinkronizacija i ažuriranje tekućih podataka
- Brzo i jednostavno kreiranje izvještaja
- Najviši sigurnosni standardi koji omogućavaju višestruke nivoe autorizacije i pristupa informacijama
- Jednostavnu integraciju s postojećim sustavima
- Jednostavno korisničko sučelje bez potrebe za naprednim informatičkim znanjima
Ukoliko želite prezentaciju ili više informacija, kontaktirajte DuplicoIT, rado ćemo odgovoriti na sva vaša pitanja i riješiti sve vaše dvojbe.