Svi vlasnici i manageri uspješnih modernih tvrtki dijele jedan zajednički problem: stalnu potreba za najnovijim tehnološkim rješenjima. Držanje koraka sa baš svim novostima iz IT svijeta, zapravo je posao s punim radnim vremenom i zahtijeva sveobuhvatnu IT podršku.
Kako bi se aktivno pratili svi sustavi i oprema potrebna za poslovanje, ipak postoji ne toliko komplicirano rješenje.
Sve što vam treba je redoviti raspored održavanja svakog pojedinog dijela vaše poslovne tehnologije, od nadgledanja mreže do skeniranja zlonamjernog softvera, ali i šire.
Kad započinjete ovu vrstu planiranja, a niste IT stručnjak, sastavljanje rasporeda održavanja poslovne infrastrukture može se činiti vrlo kompliciranim, no uz malo pažljivog planiranja ne treba biti.
Metodički pristup IT održavanju u potpunosti će vam pomoći u planiranju te otkloniti eventualna usputna pitanja – što kada treba učiniti.
Započnimo s razlozima zašto je svakom tko se misli ozbiljno baviti bilo kakvom vrstom poslovanja potreban raspored održavanja.
Zašto je tehnologiji koju koristite u poslovanju potreban raspored održavanja?
Za početak – uspjeh vašeg poslovanja ovisi o stalnom i nesmetanom pristupu softveru i alatima koji su za njega neophodni.
Sve što je potrebno kako bi poslovanje teklo nesmetano, mora biti funkcionalno i bez ikakvih sigurnosnih propusta.
Neovisno poslujete li u području proizvodnje, marketinga ili čak B2B-a, funkcionalni alati i softveri nužni su za redovno poslovanje.
Bez rasporeda održavanja riskirate:
- Izgubljenu produktivnost
- Zastoje računala i mreže
- Sigurnosne rupe i potencijalne proboji
- Povećanu IT potrošnju
IT troškovi po zaposleniku, u trenutku kad dođe do problema, mogu dosegnuti vrlo visoke iznose – a značajan dio takvih troškova otpada upravo na probleme koji su se mogli ublažiti jednostavnim održavanjem.
Još uvijek niste u fazi u kojoj možete zaposliti vlastito IT održavanje? Koliko vremena vaši zaposlenici provode rješavajući probleme kad padne mreža ili baza podataka ne uspije sigurno kopirati unose?
Jesu li obučeni za ovakvu vrstu operacija? Postoje li područja u vašem poslovanju u kojima bi mogli biti produktivniji?
Kojim svim vrstama poslovnih tehnologija je potrebno redovito ažuriranje?
Konkretni alati koje morate uključiti u svoj raspored održavanja razlikuju se od tvrtke do tvrtke i od industrije do industrije. Međutim, neke uobičajene poslovne tehnologije uključuju:
- Aplikacije
- Operativne sustave
- Sigurnosne sustave
- Sustave daljinskog pristupa
- Mrežne resurse
- Pohranu podataka i baze podataka
- Rezervne sustave
Ovo je samo osnovni popis koji je daleko od onog stvarnog i prilagođenog vašem poslovanju. Bilo koji sustav ili alat koji je sastavni dio vašeg svakodnevnog poslovanja, nužno je dodati u raspored održavanja.
Ako vam je teško identificirati sustave kojima je potrebno redovito održavanje, savjetovanje s tvrtkom koja se profesionalno bavi IT održavanjem i podrškom može vam pomoći u pronalaženju i popunjavanju praznina.
Važnost redovitog tehničkog održavanja i uloga IT podrške
Kako bi održavanje vaše poslovne tehnologije uistinu bilo smisleno, režim održavanja koji postavite zahtijeva dosljednost.
Procesi poput ažuriranja sustava, sigurnosnih kopiranja podataka i sigurnosnih provjera moraju se provoditi redovnim rasporedom, bilo da je to tjedno, mjesečno, tromjesečno ili godišnje.
Ako niste sigurni koji raspored primijeniti na vlastito poslovanje i koja je učestalost nekih od radnji, savjetujemo da se detaljno konzultirate s IT stručnjakom.
Čak i ako ne možete angažirati vanjsku IT podršku, ovakva vrsta konzultacije pomoći će vam da lakše postavite raspored i prioritete.
Ako vaša organizacija već ima odjel za informatiku, tada je kreiranje takvog rasporeda zadatak koji ćete prepustiti njima.
Koraci do suvremenog korištenja poslovne tehnologije
Specifične potrebe vašeg poslovanja razlikovat će se u zavisnosti od vaše industrije i procesa.
Primjerice, marketinška poduzeća trebaju ažurirati CMS alate i baze podataka o sadržaju, dok poduzeća za e-trgovinu moraju provjeriti svoje internetske prodajne centre i logističke sustave.
Međutim, gotovo svaka tvrtka koristi ovih sedam tehnoloških sustava o kojima je nužna konzultacija s IT tvrtkom, odlučite li se na korištenje ove vrste usluge.
Osnovni raspored održavanja sustava i tehnologije:
- Dnevno održavanje: Izvršite nadzor mreže
Nadzor mreže gotovo je stalni zadatak većine tvrtki i podrazumijeva kontinuirane (ponekad ručne) provjere mrežnih problema.
To je vitalni dio upravljanja mrežom i može spriječiti probleme kao što su:
- Sporo vrijeme odaziva
- Niska postojanost i pouzdanost
- Nepredviđeni zastoji
- Tjedno održavanje: Provjerite jesu li vaši sustavi zahvaćeni zlonamjernim softverom
Bilo koji sustav koji se povezuje s internetom ranjiv je na maliciozni softver, što može uzrokovati nepovratnu i skupu štetu na poslužiteljima, klijentima i mrežama nužnim za vaše poslovanje.
Kao dio sigurnosnog sustava vaše tvrtke, već biste trebali koristiti neke mjere osiguranja od malicioznog softvera.
Međutim, sama instalacija antivirusnog softvera ili neke druge vrste osiguranja nije dovoljna. Potrebno je provoditi tjednu provjeru sustava kako biste pravovremeno otkrili potencijalni maliciozni softver.
- Tjedno održavanje: Izrada sigurnosnih kopija važnih podataka
Prosječni incident koji uključuje sigurnosni proboj i krađu podataka, financijski može nanijeti nemjerljivu štetu i biti u potpunosti poguban po poslovanje ako do njega dođe u pogrešno vrijeme.
Ovo uključuje i krađu ili brisanje posebno osjetljivih podataka (npr. podataka o zaposlenima, plaćama ili brojevima kreditnih kartica).
Kako biste se osigurali od nestanka osjetljivih podataka dođe li do neželjenog proboja potrebno je redovito raditi sigurnosne kopije.
Ovo je nešto što se često zanemaruje nauštrb napora u potpunosti usmjerenih na sigurnost. Iako je sigurnost vrlo važna, povrede podataka uzrokovane jednostavnim ljudskim greškama podjednako su važne.
- Mjesečno održavanje: Provjera zakrpa i ažuriranja
Trenutni operativni sustavi, mrežni sustavi i softverski alati za tvrtke redovito se ažuriraju, a nove zakrpe pokreću se mjesečno ili u nekim slučajevima i češće.
Nedostatak zakrpe može dovesti do loših performansi, problema s nekompatibilnošću, pa čak i sigurnosnih propusta.
- Mjesečno održavanje: Provjera napajanja
Prekidi u napajanju električnom energijom mogu katastrofalno utjecati na vaše poslovanje utjecanjem na hardver, što dovodi do izgubljenih podataka, zastoja i kvarova sustava.
Jedan sasvim običan gubitak energije može potencijalno maloj tvrtki kreirati financijski gubitak upravo zbog ovih čimbenika.
Zaštitite se od nestanka struje obavljanjem mjesečne provjere svih napajanja i sigurnosnih kopija, uključujući generatore, prenaponske zaštitnike i druge uređaje koji pomažu u očuvanju podataka i vremena rada u slučaju gubitka struje koji je izvan vaše kontrole.
- Kvartalno održavanje: Detektirajte i uklonite suvišne podatke
Uvijek tražite načine kako smanjiti nepotrebne procese i troškove, ali što je s bazama podataka i sustavima?
Osobito u doba remote rada, nije rijetko da zaposlenici spremaju višestruke zapise u baze jer se teže međusobno sinkroniziraju. Mnogobrojni višestruki zapisi dodatno opterećuju i usporavaju sustav i bitno je redovito čistiti viškove kako bi sve besprijekorno funkcioniralo.
- Godišnje održavanje: Revidirajte svoje telekom potrebe
Pretpostavimo li da vaša tvrtka bilježi godišnji rast, s rastom dolaze i neke nove potrebe potpore poslovanju.
Ispunjava li trenutni paket telefona, interneta i poslužitelja trenutnu potrebu vaše tvrtke?
Osim samog rasta tvrtke i način odvijanja posla i poslovne potrebe se s vremenom mijenjaju. Osobito ako se bavite industrijom koja se brzo mijenja, nije rijetkost da ustanovite da vaši postojeći paketi više ne zadovoljavaju vaše potrebe.
Godišnja provjera performansi vašeg telekoma može vam pomoći u odluci koristite li dovoljno usluga koje podržavaju vaše trenutne poslovne potrebe. Možda ustanovite da dio plaćenog paketa uopće ne koristite, a možda vam je potrebno više kako biste pokrili potrebe i novih zaposlenika.
Identifikacija mogućnosti za poboljšanjem IT mjera i poduzimanje potrebnih koraka
Neovisno o tome radite li sami raspored održavanja ili se time bavi vaš interni IT odjel ili pak vanjska tvrtka za IT podršku, pobrinite se za to da u korake za održavanje uključite i redovite konzultacije oko načina unapređenja informacijske infrastrukture vaše tvrtke.
Ovo može uključivati unapređenje samog rasporeda održavanja ili prepoznavanje i prilagodbu tehnoloških procesa koji su neučinkoviti, nepotrebno složeni ili suvišni.
Iskoristite sve prednosti angažmana vanjske tvrtke za IT podršku i održavanje IT sustava.
Čak i uz najbolje planove, interno IT održavanje za tvrtke ponekad je nedostižno za manje ili čak i srednje tvrtke.
Uz dnevne poslovne operacije koje su ključne za poslovanje, dodatna obaveza brige za IT osiguranje može biti preveliko i nepotrebno opterećenje.
Čime se bave vanjske tvrtke pružatelji IT podrške
Tehnološki napredak posljednjih godina dokazao je da je IT podrška i savjetovanje važan poticaj za rast bilo kojeg posla.
Vaš IT savjetnik može vas voditi kroz vaše IT potrebe i pomoći vam u pronalaženju kritičnih IT problema u vašoj organizaciji.
Donošenje odluke o angažmanu vanjskog pružatelja IT usluga pomoći će vam povećati produktivnost koja je svakako jedan od preduvjeta stjecanja prednosti nad konkurencijom.
Možda u svom poslovanju koristite tehnologije koje su vam bile praktične i dobre prije nekoliko godina, međutim napretkom istih i najnaprednije tehnologije kroz nekoliko godina zastarijevaju.
Angažmanom profesionalnog IT konzultanta sa sveobuhvatnim iskustvom i znanjem, jednostavno ćete detektirati koje tehnologije je potrebno u potpunosti zamijeniti novima, a kojima je dovoljna samo nadogradnja.
Zadaća IT savjetnika je osiguranje vašeg poslovanja na najjednostavniji mogući način i prevencija svih mogućih tehnoloških nedostataka.
Prednosti angažmana vanjske tvrtke za IT podršku
- Više vremena za bavljenje osnovnom poslovnom djelatnosti
Činjenica je da iako značajno unapređuje život i poslovanje, tehnologija nije savršena.
U svakom poslovanju postoje trenutci u kojima će doći do problema koji bi članovima tima koji nisu osposobljeni da pružaju IT podršku mogli oduzeti značajnu količinu vremena i svejedno ne rezultirati pozitivnim ishodom.
Angažmanom tvrtke koja se profesionalno bavi IT podrškom, ovakvu situaciju ćete jednostavno izbjeći.
Tvrtka za IT podršku će se pobrinuti za sve problematične IT situacije, a svi vaši djelatnici će imati dovoljno vremena za koncentraciju na osnovne poslovne djelatnosti.
Generalno, ovo bi trebalo rezultirati i većom produktivnošću.
- Skraćeno vrijeme potencijalnih zastoja
Svaki kvar sustava ili samo stanka koja traje nekoliko minuta može predstavljati poslovni gubitak.
Odabir odgovarajućeg IT savjetnika maksimalno će smanjiti takve stanke jer će svaki takav kvar brzo biti uklonjen od strane odgovarajućeg specijaliziranog stručnjaka.
Niti jedna tvrtka ili organizacija danas si ne može priuštiti kvar sustava ili stanku koja traje samo nekoliko minuta jer ona može značiti ozbiljan poslovni gubitak.
Tvrtka specijalizirana za IT podršku pokriva planirane pristupe održavanju sustava i sigurnosnih kopija za oporavak podataka.
Angažmanom vanjskih IT specijalista, vaš sustav je 24/7 povezan s daljinskim sustavom praćenja što rezultira smanjenom mogućnošću skupih zahtjeva.
- Povećana produktivnost
Tehnologija poboljšava komunikaciju, znanje i suradnju među zaposlenicima što dovodi do inovacija i produktivnosti.
Povećana produktivnost može biti rezultat korištenja raznih tehnologija kao što su primijenjena softverska rješenja, mobilnih platformi, središnjih baza podataka ili bilo kojih drugih naprednih alata. Pružatelji IT usluga upoznati su s najboljim praksama te posjeduju iskustvo nužno za implementaciju i održavanje sustava koji vašem timu jamči uspješno obavljanje redovnog posla.
- Smanjenje općih i kontrola operativnih troškova
Angažman profesionalne tvrtke koja pruža IT podršku, uvelike će pridonijeti kontroli troškova koji se odnose na IT održavanje.
Na ovaj način ne trebate tražiti, zapošljavati i educirati vlastitog stručnjaka što dugoročno može biti vrlo skupa investicija.
Angažmanom vanjske tvrtke, plaćate samo usluge koje koristite u trenutku kad ih koristite, ne i kad nemate nikakve informatičke zahtjeve.
Angažiranjem odgovarajuće tvrtke za IT savjetovanje koja će razumjeti vaše zahtjeve i potrebe, omogućit ćete svojem poslovanju da uz minimalno ulaganje u IT održavanje, postigne maksimalne rezultate.
Bez obzira na to jeste li vlasnik startupa, male ili srednje tvrtka ili bilo koje vrste organizacije – ulaganje u IT podršku znači i dugoročno osiguranje IT sigurnosti.
Neovisno o tome odlučite li se na vlastiti angažman u redovnom IT održavanju ili pak na outsourcing vanjske tvrtke, briga o informacijskoj sigurnosti omogućit će vam lakši fokus na dugoročne poslovne ciljeve.
Ako ste u potrazi za sveobuhvatnom IT podrškom i tvrtkom koja jamči optimalno rješenje prilagođeno potrebama vašeg poslovanja, kontaktirajte DuplicoIT.
Naši IT stručnjaci povratno će vam se javiti u najkraćem mogućem roku te u suradnji s vama osmisliti optimalni plan IT održavanja prilagođen upravo potrebama vašeg poslovanja.