Softveri za upravljanje ljudskim potencijalima (HRM softveri) danas su među najpopularnijim sustavima koje tvrtke implementiraju u svoje poslovanje.
Pojedinim je tvrtkama ovo prvi put da se susreću s ovakvim rješenjima, a velik broj tvrtki trenutno se koristi parcijalnim rješenjima koja ne integriraju potpune procese unutar sektora upravljanja ljudskim potencijalima.
MyIntranet je idealno rješenje kako za one koji su odlučili po prvi put iskoristiti sve prednosti ovakvog softvera, ali i za one kojima je potrebna dodatna potpora postojećim procesima i alatima.
Zahvaljujući činjenici da se radi o softveru u potpunosti razvijenom u DuplicoIT-u, MyIntranet ima mogućnosti integracije s većinom postojećih sustava te neograničene mogućnosti razvoja novih modula prema potrebama konkretnog korisnika.
Nije tajna da velik dio uspjeha tvrtke ovisi o zaposlenicima, a teret efektivnog pronalaska i regrutacije kvalitetnog kadra upravo je odgovornost menadžera upravljanja ljudskim potencijalima.
S druge strane, dnevni operativni poslovi i rutina svakog menadžera koji se bavi upravljanjem ljudskim potencijalima takva je da potroši većinu vremena koje bi trebalo biti posvećeno upravo potrazi i razvojem ljudskih potencijala.
Kao tvrtki s kompleksnim poslovnim procesima, upravo je automatizacija upravljanja operativnim procesima u odijelu za upravljanje ljudskim potencijalima te nedostatak sveobuhvatnog rješenja dostupnog na domaćem tržištu, bila u fokusu kad smo započeli razvoj MyIntraneta.
Kako pomoći zaposlenima u ovom odjelu da se lakše nose s dokumentacijom i administrativnim zadatcima u sve bržem poslovnom tempu? Na koji način im uštedjeti vrijeme koje troše na operativne poslove?
Softversko rješenje pruža priliku da se dio takvih poslova djelomično podijeli između managera, sektora upravljanja ljudskim potencijalima i samih zaposlenika.
Uz pojednostavljenje mnogih procesa, na ovaj način rokovi, prava i obavijesti postaju dostupni svim korisnicima softvera u stvarnom vremenu.
Za tvrtke koje su prešle na remote način rada ili su u sektoru u kojem se podrazumijeva da su zaposlenici alocirani, dnevni procesi evidencija rada i pravovremenog obavještavanja svih zaposlenih, tim su više komplicirani.
Više-manje sve velike tvrtke se koriste nekom vrstom poslovnog softvera kako bi optimizirale razne funkcije i procese u svrhu poboljšanja efikasnosti.
Ovo se odnosi i na korištenje softvera za upravljanje ljudskim potencijalima.
U vremenu kad se, više nego ikada, upravljanje ljudskim potencijalima treba koncentrirati na poboljšanje uključenosti zaposlenih, motivaciju i edukaciju – jednostavno ne postoji višak vremena koji se može trošiti na svakodnevne operativne rutine.
Što je to MyIntranet i kako funkcionira softver za upravljanje ljudskim potencijalima?
Kao što smo veći istaknuli, dnevne obaveze specijalista upravljanja ljudskim potencijalima sve su kompleksije.
Upravljanje podatcima o zaposlenicima, procjene, obračuni prekovremenih sati, evidencija dana godišnjih odmora oduzimaju dragocjeno vrijeme koje se može posvetiti regrutaciji, razvoju, edukaciji i zadržavanju kvalitetnih zaposlenika.
Trošak operativnih procesa može se izračunati kroz broj radnih sati potrošenih na obavljanje istih, ali kumulativna korist za tvrtku koja koristi softvere za automatizaciju upravljanjem ljudskim resursima puno je veća.
Upravo iz tih razloga, organizacije danas aktivno u svoje procese implementiraju sustave upravljanja ljudskim potencijalima, kao simbiozu upravljanja zaposlenima i informacijskih tehnologija.
Kako prepoznati potrebu za implementacijom softvera za upravljanje ljudskim potencijalima?
Vaš odjel (ili vaš zaposlenik) zadužen za upravljanje ljudskim potencijalima, tipično se bavi ovim operacijama:
✔ Upravljanjem podatcima o zaposlenicima
✔Potragom za novim kadrovima i zapošljavanjem
✔Upravljanjem edukacijama
✔ Upravljanjem bonusima i pogodnostima za zaposlenike
✔ Upravljanjem vremena provedenog na radnom mjestu i prisutnosti zaposlenih
✔ Istekom ugovora ili edukacija
✔ Evidencijom i potrebom za liječničkim pregledima zaposlenika
✔ Godišnjih/prigodnih nagrada za zaposlenike i njihovu djecu
✔Izradom i ažuriranjem pravilnika o radu i radnim uputama
✔ Internom komunikacijom – slanjem obavijesti na sve djelatnike o novostima ili promjenama unutar tvrtke
Prije nego se tvrtka odluči na odabir softverskog rješenja za upravljanje ljudskim potencijalima – važno je da identificira svoje stvarne potrebe (i kratkoročne i dugoročne).
Kako bi napravili ispravnu procjenu – vaši manageri upravljanja ljudskim procesima, moraju biti uključeni u značajan dio ovog procesa.
Neke od „kvačica“ koje je potrebno označiti prije odabira softvera za upravljanje ljudskim potencijalima su:
✔Vaši manageri koji se bave upravljanjem ljudskim potencijalima su prenatrpani poslom i preostaje im sve manje vremena koje mogu posvetiti kvalitetnom bavljenju razvojem potencijala
✔Vaši zaposlenici rade na raznim lokacijama i nemate korporativnu platformu koje pojednostavnjuje pravovremenu komunikaciju između tvrtke i zaposlenika
Neke od ključnih funkcionalnosti MyIntraneta
1. Upravljanje podatcima o zaposlenicima
Softveri za pomoć pri upravljanju ljudskim potencijalima pohranit će (u skladu s GDPR-om) potpune radne profile zaposlenika – koji će u potpunosti biti dostupni i njima.
To uključuje i portal za zaposlene u koji se mogu ulogirati s bilo kojeg mjesta, u bilo koje vrijeme kako bi pristupili: aktualnim obavijestima iz tvrtke, statistici prisutnosti na radnom mjestu / bolovanjima, statistikom rada, zahtjevima za godišnje odmore ili slobodne dane – ali i bazi informacija, edukativnih materijala i neophodnih radnih uputa nužnih za besprijekorno funkcioniranje tvrtke.
2. Evidencija kandidata i razgovora za posao
Životni ciklus razvoja zaposlenika započinje procesom regrutacije i zapošljavanja.
Potpuna evidencija kandidata koji su pristupili razgovoru za posao nastavlja se prenošenjem podataka o uspješno zaposlenih kandidata u bazu zaposlenika.
3. Upravljanje vremenom na projektu i podatcima o prisutnosti na radnom mjestu
Jedna od funkcionalnosti MyIntraneta je dodjeljivanje i praćenje izvršenja zadataka dodijeljenih konkretnom zaposleniku ili odjelu u vidu zadatka ili projekta.
Praćenje prisutnosti na radnom mjestu, izvanrednog ili bilo koje vrste rada pojednostavljeno je putem direktne prijave aktivnosti – koju svaki zaposlenik prijavljuje za sebe i vidljiva mu je u korisničkom portalu.
✔Prijava/odjava zaposlenika
✔Prijava prekovremenih sati
✔Prijava radnih sati na projektu
✔Prijava otvaranja/zatvaranja dana bolovanja
✔Potpuni kalendar odsutnosti, aktivnosti i rođendana
Sustavi poput MyIntraneta u potpunosti automatiziraju evidenciju radnog vremena i aktivnosti.
4. Upravljanje pogodnostima
Svaka moderna tvrtka skrbi o tome da njihovi zaposlenici imaju najbolje moguće uvjete.
Danas postoje kuponi / kartice pogodnosti / letci i katalozi za više-manje svaku djelatnost kojom se koristimo u svakodnevnom životu.
Pogodnosti za zaposlenike dostupne na jednom objedinjenom mjestu, sa svim relevantnim informacijama o pogodnostima.
5. Učenje i profesionalni razvoj
U moderno doba, treninzi i dodatne edukacije i informacije ključne su za informiranje zaposlenika o novostima i trendovima u branši.
MyIntranet podržava dodavanje svih edukacijskih materijala u softver kako bi bili dostupni svim djelatnicima, što je osobito korisno kod kvalitetnog onboarding procesa.
Osim edukacijskih materijala, softver se može podesiti tako da vam šalje automatske podsjetnike na važne događaje u vidu isteka licenci, edukacija ili specifičnih oblika ugovora o radu.
Automatizacija detalja o certifikaciji zaposlenika minimizira potrebe za dodatnim administrativnim operacijama i opetovanim provjerama isteka i detalja certifikata.
MyIntranet će vam stoga pomoći kod:
✔Dodavanja, administracije i dostupnosti edukativnih materijala
✔Upravljanja istecima rokova specifičnih ugovora ili profesionalnih certifikacija
6. Upravljanje voznim parkom i prijava locco vožnji
Neovisno o tome radi li se o povremenoj ili stalnoj upotrebi službenih vozila, upis i praćenje svih podataka o svakoj pojedinačnoj vožnji, noćna je mora većine zaposlenika.
MyIntranet otklanja potrebu za dodatnom upotrebom aplikacije za upravljanje flotama vozila kroz funkcionalnosti kao što su:
1. Obavijesti o kvarovima na vozilima
2. Obavijestima o redovnom servisu ili isteku registracije
3. Prijavom svake locco vožnje (upis svih parametara vožnje)
Prema potrebi, postoji mogućnost implementacije direktnog generiranja putnih naloga ovisno o unesenim parametrima.
7. Komunikacija i ploča za obavijesti
Posebno u doba kad dio zaposlenika radi od kuće, a osobito u tvrtkama u kojima je to stalna pojava – važno je održavanje komunikacije između zaposlenika, odjela, timova ili jednostavno pravovremeno obavještavanje zaposlenih o svim aktualnim događanjima u tvrtki.
Osim automatizacije procesa u domeni upravljanja ljudskim resursima, MyIntranet predstavlja idealno centralno mjesto za komunikaciju unutar tvrtke.
Formalno:
✔ Oglasna ploča koju u stvarnom vremenu vide svi zaposlenici
✔Obavijesti prema timu, odjelu ili zaposleniku
Neformalno:
✔ Slanje i primanje poruka među kolegama
✔Privatni oglasi o poklanjanju, prodaji stvari
✔ „Društvena mreža“ i objave fotografija
8. Tehničke karakteristike i funkcionalnosti
Osim korisnih sveobuhvatnih funkcijskih zahtjeva, jednako je važno biti svjestan i tehničkih funkcionalnosti i kapaciteta softvera za upravljavljanje ljudskim potencijalima.
Kad razmišljate o ovom aspektu, promislite na koji se način gotova softverska rješenja integriraju s vašim postojećim rješenjima, koliko je komplicirana i sveobuhvatna implementacija novog rješenja u poslovanje, kakva je vaša postojeća infrastruktura i ne manje bitno – koliko je rješenje komplicirano ili pristupačno njegovim budućim korisnicima te koliko će vremena biti potrebno da prihvate novi pristup evidencijama i komunikaciji.
Uz pregršt funkcionalnosti koje štede vrijeme i uvelike smanjuju potrebu za operativnim poslovima, MyIntranet je:
✔Mobile friendly
✔ Dostupan na 3 jezika (hrvatski, engleski i njemački)
✔Usklađen s GDPR-om
✔ Intuitivno prilagođen korisnicima
✔Edukacija djelatnika je dostupna na zahtjev
✔ Korisnička podrška uvijek je dostupna svim korisnicima
✔ Siguran
✔Jednostavan za implementaciju i početak korištenja
Koje su prednosti implementacije sustava za operativno upravljanje ljudskim potencijalima?
Standardni sustavi za upravljanje ljudskim potencijalima nužnost su svakog modernog poslovanja.
Potreba za pohranom podataka o zaposlenicima na dostupno mjesto, upravljanje vremenom, potporom pri procesu zapošljavanja te komunikacijom unutar tvrtke ključne su funkcije upravljanja ljudskim resursima u svim industrijama.
Osim tih osnovnih funkcionalnosti, mnoge tvrtke zahtijevaju dodatne funkcionalnosti kao što su upravljanje voznim parkom ili bazu znanja i radnih uputa.
Procjena stvarnih potreba vašeg poslovanja prvi je korak u prema pronalasku idealnog rješenja koje će vam pomoću pri operativnim procesima upravljanja ljudskim potencijalima.
Iako je vrijeme povećane digitalizacije i informatizacije, mnoge tvrtke i dalje velik dio operativnog upravljanja ljudskim potencijalima prepuštaju dobrom starom provjerenom Excelu. Što je u potpunosti prihvatljivo, a ako je ovaj način rada onaj koji je operativno i dalje zadovoljava sve radne procese tvrtke.
Tvrtke koje se odlučuju na upravljanje operativnim radnjama i detalja o zaposlenicima kroz softversko rješenje, one su koje su polako prerasle ovakve osnovne alate (što ne znači i njihovo potpuno odbacivanje).
Uz sveobuhvatno rješenje za upravljanje ljudskim potencijalima, svaki zaposlenik može u bilo kojem trenutku pristupiti svojim podatcima, zabilježiti odrađeni zadatak ili na jednostavan način zatražiti (i primiti odobrenje) za slobodan dan ili godišnji odmor.
Menadžeri ili voditelji mogu dodjeljivati nove zadatke, pratiti statistiku prisutnosti djelatnika i u svakom trenutku znati stanje voznog parka..
MyIntranet podržava organizaciju politika tvrtke, unapređuje suradnju i komunikaciju menadžmenta i zaposlenika, a posljedično i direktno omogućuje realizaciju većih prihoda.
MyIntranet može automatizirati potpune procese koji se odnose na upravljanje ljudskim potencijalima, kao što su:
✔ Intervjui za posao i ishodi intervjua
✔Zapošljavanje
✔ Sakupljanje, pohranjivanje i statistika relevantnih podatka o zaposlenicima
✔Statistika i pregled izostanaka, bolovanja ili godišnjih odmora
✔Dostupnost edukacijskih materijala
✔ Dostupnost svih relevantnih podataka svim djelatnicima u bilo koje doba
✔ Oglasna ploča s obavijestima koje se postavljaju u stvarnom vremenu
✔Podsjetnici na godišnjice, rođendane, ali i isteke ugovora ili školovanja
Budućnost zapošljavanja
Digitalizacija zapošljavanja i upravljanja ljudskim potencijalima, trebala bi učiniti dostupnim cijeli novi set alata i pristupa koji omogućavaju minimizaciju vremena i resursa potrošenih na operativne zadatke i maksimizaciju fokusa na privlačenje, zadržavanje i razvoj kvalitetnih djelatnika.
Uz pomoć tehnologije, automatiziraju se ponekad zamorni procesi neophodni za upravljanje ljudskim potencijalima.
Odabir odgovarajućeg softvera može predstavljati ogromnu razliku koja će se pokazati kroz budući rast i napredak vaše tvrtke.
Prirodno, ovakvu sustavi ne mogu biti rješenja po principu „jedno rješenje je pogodno za sve“ već trebaju podupirati činjenicu da je svaka tvrtka vlastiti ekosustav i nuditi širok raspon varijanti odmah dostupan za korištenje.
Zaposlenici, administratori i manageri zajedno mogu imati koristi od unapređenja produktivnosti te donošenja informiranih odluka temeljenih na stvarnim podatcima.
Automatizacija upravljanja ljudskim potencijalima može smanjiti troškove upravljanja i povećati produktivnost kroz implementaciju adekvatnih softverskih rješenja.
Pri odabiru ovakve vrste softvera, vodite računa o važnim stvarima – fokusirajte se na stvarno iskustvo, stvarnu funkcionalnost i stvarnu automatizaciju procesa, ne samo na lijepe fotografije korisničkih sučelja.
U svrhu postizanja produktivnosti i fleksibilnosti radnih mjesta, manageri bi upravo trebali prigrliti automatizaciju operativnih radnih procesa.
Ljudska povezanost je važan element, a korištenjem ispravnih alata možete ju sačuvati čak i u vremenima remote uvjeta rada.
Kako biste saznali na koji način MyIntranet može unaprijediti vaše poslovanje, kontaktirajte nas još danas za još više detalja.