U današnje vrijeme, sve se češće može čuti sintagma “bespapirno poslovanje”, a odnosi se na “ured bez papira”, odnosno radne okoline u kojima je uvelike (ili u potpunosti) smanjeno korištenje papira.
Unaprijeđenjem uredskih procesa, migracijom od stolnih prema mobilnim računalima i uređajima, multifunkcijski pisači (MFP) također doživljavaju svojevrsnu evoluciju.
Iako se često koristi i percipira kao isključivo ispisni uređaj, MFP je zapravo osnovni element digitalnog ekosustava zahvaljujući integriranim opcijama skeniranja i povezivanja s mobilnim uređajima.
U ovom kontekstu, MFP je zapravo poveznica između papirnate i digitalne okoline.
Danas kao dodatak funkcijama ispisa, kopiranja, skeniranja i slanja faxa, MFP uređaji osiguravaju povezivanje i u potpunosti integrirana rješenja laserskih i poslovnih inkjet platformi.
Koncept ureda bez papira popriličan je izazov i predstavlja velik zalogaj svim tvrtkama, ali implementacija posljedično donosi mnogobrojne koristi.
U današnje, sve konkretnije digitalno doba, organizacije osjećaju pritisak da potpuno uklone papir iz operativnog poslovanja, baš kako bi bile u korak s potpuno digitalnim trendovima.
Zapravo, ova potpuna digitalizacija ne bi trebala biti cilj za baš svaku tvrtku i po svaku cijenu.
Uloga papira i dalje igra važnu ulogu u poslovanju i potpuno je u redu i dalje njegovati tu činjenicu.
Primjena toga može značiti da organizacije imaju mogućnost migrirati velik dio svog poslovanja u digitalno, ali i dalje ne napustiti ispise u potpunosti.
Čak i bez potpune digitalizacije, organizacije mogu uštedjeti značajne količine sredstava, ubrzati interne procese i pojednostaviti backup podataka.
U ovom slučaju, dostižniji cilj za većinu tvrtki ili organizacija bio bi usmjeravati se prema korištenju značajno manje količine papira, umjesto u opsežnom fokusiranju napora na ostvarivanje vizije ureda koji je u potpunosti bez papira.
Trenutna statistika
Ovo bi bila približna statistika ureda koji nije barem parcijalno digitaliziran i njegovih nedostataka:
- Zaposlenici potencijalno troše velik udio svog radnog vremena u potrazi za papirnatim dokumentima.
- Otprilike 20% dokumenata koje zaposlenici pošalju na ispisni uređaj i ispišu se, nitko nikad ne preuzme
Ovakva praksa ne samo da rezultira velikom količinom nepotrebnog otpada, nego je rizična i za osjetljive podatke koji postaju lako dostupni i zaposlenicima koji nemaju autorizaciju da ih vide (ili bilo kojoj drugoj osobi koja ima pristup uređaju).
Kao vrhunac statistike, 50% svih ispisanih materijala jednog radnog dana, do kraja dana završi u smeću.
Današnja tehnologija nam dopušta upravo mogućosti, da se odmaknemo od ovisnosti o papiru i pritom značajno uštedimo značajne prirodne i financijske resurse.
Mnoge manje i srednje tvrtke započele su proces transformacije u urede bez papira iz nekoliko važnih razloga:
- Eliminacije neefektivnog rada (kao direktnog rezultata unaprijeđenog procesa tijeka dokumenata)
- Smanjenja otpada i nepotrebno utrošenog vremena (na papir se odnosi ča 26% ukupnog otpada tvrtke, a 46% organizacija troše značajno vrijeme na procese koji uključuju papirologiju)
- Rezanje ukupnih troškova (smanjenjem papira, smanjuje se i procesno vrijeme uključeno arhiviranje i fluktuaciju, jednako kao i sam trošak materijala i ispisa.
- Poslovanje, s rezultatom manjeg gubitka vremena i financijskom uštedom – organizacije pronalaze nove načine tranzicije prema uredima bez papira.
Kako do ureda bez papira
Ured bez papira oslanja se na digitalizaciju dokumenata i sustave planiranja korporativnih resursa, kako bi smanjio količinu papira koja je svakodnevno u opticaju.
Implementacija ovih procesa unutar tvrtke zahtjeva metodički pristup.
Ovo su neki od koraka koji pomažu u lakšoj digitalnoj tranziciji:
- Napravite preliminarnu analizu svega što svakodnevno ispisujete kako bi znali točno koliko papira koristite i u koju ga svrhu koristite. Ako se radi o velikom volumenu, poželjno je napraviti dodatnu analizu kako biste točno ustvrdili razlog i potrebu za ovim količinama.
- Izračunajte koju količinu novca trošite na papir. Ovaj trošak se ne odnosi samo na fizičke listove već i na trošak održavanja ispisnog uređaja, tonera i svega povezanog.
- Definirajte koja vam je oprema potrebna za digitalizaciju dokumenata. Osim skenera i multifunkcijskih ispisnih uređaja, ovdje se radi o softverskim aplikacijama kao što su Google Docs, Dropbox, Evernote, Adobe Acrobat itd.
- Nemojte propustiti organizirati trening za zaposlenike kako bi i oni mogli revidirati interne procese tvrtke i pravovremeno započeli privikavanje na ured bez papira. Izuzetno je važno poticati i nove načine razmišljanja unutar organizacije i stvarati klimu koja vodi uspješnoj digitalizaciji.
- Organizirajte detaljnije praćenje potrošnje papira od samog početka tranzicije prema digitalizaciji. Kako biste stvarno znali da ste započeli uspješan digitalni proces, količina papira kojim se koristite trebala bi biti u stalnom padu. Ako nije došlo do smanjenja količine, potrebno je ustanoviti uzrok i potencijalno revidirati procese.
- Skenirajte sve dokumente koje zaprimate i započnite korištenje digitalnog potpisa, online bankarstvo za praćenje financijskih izdataka i elektronsko izdavanje računa naplate.
Aplikativna rješenja za praćanje potrošnje resursa
MfpCloud idealno je aplikativno rješenje koje olakšava praćenje količina ispisa i stanja ispisnih resursa, neovisno radi li s o korisniku sa samo jednim ispisnim rješenjem ili o pružateljima usluga najma multifunkcijskih uređaja.
Softver koji olakšava nadgledanje potrošnje resursa osmišljen je kao rješenje koje jamči kontrolu troškova ispisa, dijagnostiku i potpune podatke vezane uz statuse vaših pametnih ispisnih rješenja.
Implementacija i korištenje ovog softvera u bilo kojoj organizaciji, uvelike potpomaže aktivnom praćenju statistike korištenja resursa pri implementaciji strategije ureda bez papira.
Prednosti digitalizacije
Zaštita okoliša – ograničena upotreba papira doprinosi zaštiti prirodnih resursa. Također pomaže smanjenu otpada i ugljičnog dioksida koji nastaje njegovom proizvodnjom i transportom.
Upravljanje dokumentima – vrijeme potrebno za pronalazak digitalnog dokumenta (većinom) je kraće od vremena potrebnog za pronalazak papirnatog. Uz to, digitalnim dokumentima se može dopustiti ili zabraniti pristup na daljinu i jednostavnije je pratiti izmjene koje su na njima učinjene.
Povećana sigurnost – digitalni format značajno je sigurniji od papirnatog. Jednostavnije je i jeftinije izraditi backup kopije koje minimiziraju rizike u slučaju da se nešto dogodi originalima.
Oslobađanje prostora – digitalizirani dokumenti mogu se pospremiti na serveru. Prostor koji se oslobađa uklanjanjem fizičkih fascikala s polica može se iskoristiti za proširenje ureda ili će jednostavno pridonijeti ugodnijoj i manje zakrčenoj radnoj okolini.
Smanjenje troškova – uštedjet ćete na kupovini papira, spajalica, olovaka, aparata za uništavanje dokumenata, održavanju opreme, rezervnih dijelova itd.
Najveće zablude vezane uz ured bez papira
- Nekorištenje papira automatski znači dobro za okoliš – ovo nije toliko jednostavno. Ako je vaš pristup samo skeniranje svih dokumenata koje primate i potom bacanje papira, zapravo i ne radite ništa ekološki. Kako biste započeli ekološki pristup poslovanju, za početak je te materijale potrebno barem reciklirati.
- Ured bez papira znači potpuni prestanak korištenja papira – da naravno, u idealnom svijetu odbacili biste baš svaki komadić papira koji se sad zadržava u vašem uredu. U stvarnosti je zapravo ured bez papira koncept organizacije koja stremi prema minimizaciji upotrebe papira. Iz tih razloga kompletno ukidanje korištenja nije potpuno nužno.
- Ured bez papira manje je siguran – niti ovo nije točno. Digitalne usluge koje su migrirale u oblake i alati koji omogućavaju nekorištenje fizičkih oblika dokumenata bolja su zaštita nego što proječan korisnik može zamisliti. Takva rješenja obično koriste enkripcije koje osiguravaju visoku razinu zaštite vaših poslovnih podataka. Ne zaboravimo niti činjenicu da papirnati dokumenti također nisu u potpunosti otporni i da ih je lako uništiti ili ukrasti.
Koja je uloga MFP-a u uredu bez papira?
Današnji multifunkcijski uređaji su pametni uređaji koji nude mnogo više od kopiranja, ispisa, skeniranja ili faksiranja.
Oni su ključna pomoć organizacijama u tranziciji s papirnatog na digitalno.
S obzirom na dodatne integrirane funkcije, smart MFP pretvara se u vodiča prema digitalnom radom tijeku i automatizaciji procesa.
Transformacijom procesa u kojem se koristi papir, u digitalni proces – MFP uređaju pomažu korisnicima da posao odrade brže i produktivnije.
Ovo je važan prvi korak u smanjenju papira, smanjenju ovisnosti o papirnatim kopijama i digitalnoj transformaciji– gdje god je ona moguća.
Iako pametni MFP uređaji postoje već duže vrijeme, većina organizacija ih još uvijek koristi uglavnom za ispise i kopiranje, bez korištenja njihovih potpunih digitalnih značajki.
Ironično, puno organizacija troši značajnu količinu sredstava na najam ili kupovinu MFP uređaja i potom se takvim uređajem koriste isključivo u svrhe generiranja još papira. Naravno, ovo također rezultira i povećanim operativnim poslovima i povećanim troškovima ispisa.
MFP uređaj kao digitalni portal
Iz perspektive upravljanja dokumentima, sve od izrade samog dokumenta do izrade skena, suradnje, arhiviranja i distribucije može se odvijati elektronski.
Upravo industrija ispisnih rješenja je ta koja bi trebala voditi put prema tranziciji iz papirnatog u digitalni format i iz procesa baziranih na papirnatim prema procesima baziranim na digitalnim podatcima.
Takvi uređaji svojem imenu MFP – „multifunction printer“ (multifunkcijski printer) dodaju i slovo S koje predstavlja riječ „smart“ i postaju SMFP – pametni multifunkcijski printeri.
Što je to pametni multifunkcijski printer?
Kako bi multifunkcijski printer zadovoljio i atribut „pametni“, njegove funkcionalnosti moraju premašivati one osnovne – ispis, faxiranje i kopiranje papirnatih dokumenata.
Pametni MFP uređaj može se programirati od strane korisnika ili pružatelja usluga kako bi mogao izvoditi personalizirane operacije.
Jednostavan je za integraciju s već postojećim aplikacijama kojima se organizacije koriste, jednostavan za upravljanje i opremljen konzistentnom arhitekturom i korisničkim sučeljem.
U takav se uređaj mogu implementirati alati za mjerenje aktivnosti korisnika što upravo olakšava tranziciju s papirnate prema digitalnoj organizaciji.
Organizacije koje su uvidjele prednosti ovih uređaja i koriste ih za više od tradicionalnih ispisnih radnji, upravo su one koje se efektivno kreću u smjeru implementacije digitalizacije i integracije digitalnog radnog procesa.
Skeniranje i automatizacija
Kao što smo već istaknuli, automatizacija radnih procesa značajna je prilika za smanjenje troškova i povećanje efikasnosti.
Dok upravljanje ispisnim rješenjima, kao malo tradicionalnija metoda, svakako može optimizirati troškove i smanjiti količine korištenog papira, digitalizacija dokumenata postaje neophodna značajka digitalizacije cijelih procesa.
Za ovo su tranziciju neophodni skeneri.
U današnjoj radnoj okolini, skeniranje je napredovalo od povremene popratne funkcije do funkcije koju koristi skoro svaki zaposlenik.
Skeniranje i pohrana dokumenata odmaknula se nekoliko značajnih koraka dalje od svoje tradicionalne funkcije spremanja i arhiviranja.
Nekoć su za funkciju skeniranja postojali zasebni uređaji.
Današnji zaposlenici očekuju mogućnost korištenja multifunkcijskih uređaja na svojim radnim mjestima, u blizini svojih radnih stolova i kao ulaznu točku digitalnog procesa.
Ovakvi umreženi uređaji, povezani na cloud usluge i mrežne lokacije, u kombinaciji s dobro osmišljenim radnim procesima omogućuju konverziju papirnatog u digitalni format.
Ukratko – kvalitetno osmišljeni radni proces, softver za upravljanje funkcijama tvrtke i inteligentno skeniranje ključne su komponente strategije svake digitalne transformacije.
Rješenja koja imaju mogućnosti transfera skeniranih informacija direktno u centralni softver kojim se organizacija koristi ključna su za ovaj proces.
Najefektivnija rješenja za skeniranje uključuju duplex ispis koji omogućuju automatsko i istovremeno skeniranje obadvije strane jednog lista papira.
Ovakva rješenja potom se unapređuju softverom, te se koriste OCR funkcijama (Optical Character Recognition) kako bi papirnate dokumente pretvorila u dokumente koje je moguće digitalno pretraživati ili editirati.
Upravo ova mogućnost konverzije papirnatog dokumenta u neki od standardnih Office formata (kao što su Word, Excel ili .pdf) ključan je u usmjeravanju radnih procesa i smanjenju vremena koje se troši u potrazi za informacijom.
Suvremeni MFP za modernu uredsku okolinu
Kako bi se zaposlene uredske cjeline i radne grupacije uistinu prilagodile digitalnom tijeku poslovanja, Sharp je u segmentu multifunkcijskih ispisnih rješenja posebnu pažnju posvetio pažljivo osmišljenom digitalnom usmjeravanju poslovne komunikacije.
U svojim MFP rješenjima koriste se nagrađivanim ImageSEND™ i SharpOSA® tehnologijama kako bi zaposleni korisnici mogli što efikasnije komunicirati.
Još neke od naprednih značajki čine Sharp ispisna rješenja idealnim za tranziciju prema uredu bez papira, a ona uključuju:
1. Kroz cloud/E-mail Connect značajku koju odlikuje posljednje generacije Sharp multifunkcijskih proizvoda, organizacije su u prilici na jednostavan način integrirati svoje poslovne procese bazirane na papirnatoj dokumentaciji s popularnim cloud uslugama.
Za optimalno korisničko iskustvo dovoljan jedan login nakon kojeg korisnici mogu jednostavno skenirati dokumente ili im pristupiti direktno sa Sharp MFP-a.
2. AIP Core je sustav poveznica koje je jednostavno koristiti, a dizajnirane su kako bi unaprijedile funkcije ispisa i skeniranja Sharp MFP-ova koji imaju podršku SharpOSA® tehnologiju verzije 4.0 i višu.
3. Sharpov nagrađivani, prilagodljivi ekran na dodir čistog je dizajna i omogućuje jednostavan pristup svim značajkama i funkcijama podešavanja posla.
S korisničke strane vrlo pristupačan ekran na dodir zajednička je značajka više od 30 Sharp MPF modela uređaja.
4. Nagrađivana ImageSEND tehnologija dokumentiranja povezuje korisnike i ideje usmjeravanjem poslovne komunikacije, optimizacijom poslovnih procesa i povećanjem produktivnosti.
ImageSEND tehnologija pomaže u integraciji skeniranja i slanja faksa u jednu praktičnu funkciju.
one-touch pristupom, skenirani je dokument korisnik u mogućnosti poslati na različite tipove destinacija.
ImageSEND tehnologija ne samo da poboljšava efikasnost protoka dokumenata, već i optimizira administraciju mreže.
Korištenjem ImageSEND tehnologije, vaš IT administrator koristi se alatima lociranima na MFP stranici kojoj se pristupa preko internet preglednika kako bi kreirao i upravljao pošiljateljima i destinacijama s bilo kojeg računala.
Tranzicija prema uredu bez papira je proces koji se sastoji od mnogo koraka i zahtjeva mnogo vremena. Međutim, prednosti koje iz njega proizlaze su ga vrijedne.
Iskorak Vaše tvrtke u digitalnu tranziciju
Razmislite o idealnom multifunkcijskom rješenju za vaše poslovanje, pratite korake prema postepenoj implementaciji poslovanja bez papira (ili barem sa smanjenim obujmom), pratite napredak i
po potrebi korigirajte korake i uskoro ćete vidjeti pozitivne promjene.
Za opremanje ureda najmodernijim MFP rješenjima, skrojenim upravo po vašim potrebama – obratite nam se s povjerenjem.
U širokom asortimanu uređaja za najam, pronaći ćemo upravo onaj koji omogućava Vašem poslovanju taj sljedeći korak ka digitalnoj tranziciji.
Za veće korisnike sugeriramo implementaciju našeg MfpCloud softvera, kako bi efikasno pratili potrošnju svih ispisnih resursa i efektivno nadgledali rad jednog ili više uređaja.
Kontaktirajte nas još danas!