Iako ih u posljednje vrijeme koristimo sve rjeđe, fotokopirni i ispisni uređaji još uvijek su važni dijelovi ureda, a česti popravci printera mogu predstavljati i značajan financijski izdatak.
Skoro svatko od nas se našao u situaciji da printa važne dokumente za sastanak koji će se dogoditi ubrzo, a uređaj baš tada bez ikakve najave otkaže suradnju.
Prirodna ljudska reakcija je impulzivno (ponekad i agresivno) ponašanje, u namjeri da se problem što prije riješi ili jednostavno da izbacite frustraciju do koje u tom trenutku dođe.
Ipak, važno je imati neku ideju o tome što učiniti kako biste izbjegli dodatni trošak popravka i da sami ne napravite neku dodatnu štetu.
Ovo su neki od savjeta kako na siguran način pristupiti popravku uređaja:
Provjerite je li uređaj uključen u struju
Možda zvuči banalno, ali da bi printer radio mora biti spojen na izvor energije.
Nije nevjerojatno niti nemoguće da ga je netko slučajno okrznuo ili ga odspojio sa struje kako bi uključio neki drugi uređaj.
Provjera da je vaš printer odgovarajuće spojen sa strujom, uklonit će i tu sumnju.
Ne pokušavajte sami popraviti problem za koji niste osposobljeni
Iako su današnji MFP uređaji vrlo sigurni, nije najbolja ideja kopati po uređaju s kojim niste u potpunosti upoznati.
Imajte na umu da se radi o uređaju spojenom na struju i da kontakt s pogrešnim dijelom uređaja može završiti elektrošokom umjesto uspješnim popravkom.
Čak i ako uređaj nije spojen na struju, napon se može zadržati unutar njega što je opasnost za one koji nisu vješti u rukovanju aparatom.
Čak i kad ste uvjereni da znate kako riješiti problem, pametnije je taj posao prepustiti profesionalcu.
Ne isključujte odmah uređaj iz struje
Iako ćete vjerojatno instinktivno poželjeti isključiti uređaj iz struje – nemojte.
Za početak pokušajte isključiti aparat koristeći se „power“ gumbom. Naglo gašenje može oštetiti tvrdi disk vašeg uređaja, jednako kao što to može učiniti i ista akcija na vašem računalu.
Pravilno gašenje uređaja znači i pravilnu pripremu unutarnjih sustava na to gašenje.
Jednom kad ste uređaj ugasili na ispravan način, možete ga isključiti iz struje.
Brinite se o uređaju i dok nije pokvaren
Najvažnije mjera kojom se možete poslužiti kako biste spriječili potencijalne probleme sa svojim kopirkama i uređajima je ispravno vođenje brige na redovitoj bazi.
Pobrinite se za to da u području gdje stoji vaš printer nema hrane niti pića te da zaposlenici ne konzumiraju hranu ni piće dok rade s aparatom.
Životinjska dlaka također može oštetiti uređaje. Ako je u vaš ured dozvoljen pristup ljubimcima, pobrinite se za to da se ne približavaju uređajima.
Uređaj je potrebno i često očistiti od prašine jer životinjske dlake može biti i u zraku.
Osnovno održavanje
Redovnim osnovnim održavanjem uređaja maksimizirate vjerojatnost da ćete se njime normalno koristiti u trenutcima kad vam bude potreban.
Redovno održavanje zahtijeva samo nekoliko minuta, a jamči uštede od nekoliko sati koje možete izgubiti ako dođe do kvara.
Ako se uređajem niste koristili duže vrijeme, pametno je prvo testirati ispis. Početak tjedna je idealno vrijeme za napraviti sve probne ispise – osobito ako planirate ispis velike količine materijala.
Također je potrebno provjeriti da nema zaglavljenih listova papira prije nego pokrenete novi ispis.
Ako se uređajem ne koristite redovito, pobrinite se za to da zamijenite stare ili naborane papire koje duže vrijeme stoje u uređaju.
Kalibracija uređaja, nakon što se dugo nalazio u hibernaciji je također dobar pristup.
Ako pokrećete kalibraciju, za cijelo vrijeme trajanja nemojte pritisnuti gumb „power“ kako biste ubrzali proces jer ga to može i u potpunosti poremetiti.
Unaprijed napravite plan rutinskog održavanja
Redovno rutinsko održavanje u većini će slučajeva spriječiti frustrirajuće probleme s MFP uređajima.
Redovitim provjerama osigurat ćete da sve ispravno radi i detektirati potencijalne probleme čim se oni počnu pojavljivati.
Većina proizvođača preporučit će modalitet održavanja svojeg uređaja. Isti može varirati od modela do modela, ali ih se u svakom slučaju važno držati.
Čistoća je pola zdravlja
Pobrinite se za to da su vaš printer ili kopirka (ili MFP uređaj) čisti jer je to najjednostavniji način za spriječiti probleme koji mogu nastati radi prašine i prljavštine.
Ispravno čišćenje uključuje nježno brisanje prašine s površine uređaja s krpom koja ne ostavlja mucice, a ladica za papir trebala bi također biti bez prašine ili prljavštine.
Ako ste s uređajem dobili i specijalnu krpu, koristite samo nju – osobito ako brišete osjetljive staklene dijelove uređaja.
Zaglavljeni papiri – što je dopušteno, a što ne
Zaglavljeni papiri među najčešćim uzrocima frustracije u uredu. Prema Murphyjevom zakonu, ovo će se dogoditi upravo onda kad vam je printer najpotrebniji.
Brzo iskorištavanje papira koji ste dodali u ladicu, jedan je od načina za izbjegavanje ove situacije.
Vjerovali ili ne, papir koji stoji duže vrijeme nakupit će vlagu iz zraka i razmekšati se i slijepiti. Puno su veće šanse da će upravo ovakav papir i zaglaviti.
Iako se čini praktičnim potezom, stavljanje previše papira u uređaj odjednom još je jedan od razloga zaglavljivanja papira u uređaju.
Ako se i dogodi da se papir zaglavio u uređaju, nemojte ga pokušati odstraniti rukama ili pincetom. Ovako se papir može poderati, a dijelovi i dalje ostati zaglavljeni unutar uređaja – što komplicira situaciju.
Polako i bez primjene nepotrebne sile, na pravilan način odstranite zaglavljeni papir iz vašeg uređaja.
Pravilno rukovanje uređajima znači i minimizaciju potencijalnih troškova popravaka uređaja do kojih može uslijed nepravilnog rukovanja ili neodržavanja uređaja.
Educirajte djelatnike o pravilnoj upotrebi uređaja
Iznimno je bitno da i vaši djelatnici budu educirani o pravilnom načinu upotrebe uređaja.
Edukacija i ispravno korištenje također će smanjiti rizike pogrešnog korištenja uređaja.
Kod odabira odgovarajućeg uređaja također je važno znati i da ga nužno svi zaposlenici ne znaju koristiti.
Ako dvojite oko toga koji je model najbolji za vaše poslovne potrebe, kontaktirajte naše stručnjake koji će napraviti analizu vaših potreba i sugerirati najbolje rješenje za vaše poslovanje.
Ne preskačite preventivne mjere održavanja
Preventivno održavanje smanjuje rizik kvara. Prije prve upotrebe pažljivo pročitajte upute za korištenje i pobrinite se za to da redovito čistite uređaj.
Mali kvarovi ili greške u radu, brzo mogu postati veliki ako ne vodite pravilnu brigu o svojem uređaju.
Nemojte preforsirati svoj uređaj
Ako je vaš uređaj često u upotrebi, razmislite o najmu ili kupovini dodatnog uređaja. Ovako će i vaši zaposlenici biti sretniji jer neće morati čekati red, a vi ćete imati rezervi za slučaj da dođe do kvara.
Zamjena postojećeg uređaja u veći i brži nije uvijek i najbolje rješenje jer i u ovom slučaju može doći do kvara koji će usporiti produktivnost vaših djelatnika.
Ispravna briga o MFP uređajima omogućit će efikasniji rad uređaja i produžiti mu životni vijek.
Samo nekoliko minuta dnevno može značiti razliku između skupog popravka i uređaja koji besprijekorno funkcionira duži niz godina..
Ako ste u potrazi za pouzdanim partnerom za ispisna rješenja ili jednostavno konzultacije i zamjenu starih i dotrajalih uređaja koji više ne služi svrsi, kontaktirajte nas još danas.