Komunikacijske i kolaboracijske aplikacije
U povijesti čovječanstva često je trenutna potreba ili situacija rađala novim tehnološkim rješenjima koja su se za to vrijeme pokazala revolucionarnima.
COVID-19 napravio je nešto slično za današnje komunikacijske i kolaboracijske aplikacije.
Unatoč tome što su takve aplikacije razvijene zbog potreba tržišta i komunikacija unutar velikih korporacija, COVID-19 potaknuo je, ili bolje rečeno prisilio, sve slojeve društva i tvrtke svih veličina na korištenje alata za komunikaciju na daljinu.
Svjedoci smo da se praktično preko noći Microsoft Teams počeo koristiti u hrvatskom školstvu za potrebe nastave na daljinu.
Ako uzmemo u obzir da u našim školama trenutno ima nešto više od 400.000 učenika, od kojih oko 200.000 sudjelovalo na nastavi koja se održava preko Microsoft Teams-a, možemo zaključiti da je drastično porastao broj korisnika aplikacija za komunikaciju na daljinu.
Ova brojka je impresivna sama po sebi, a ne uključuje zaposlenike naših tvrtki koji su isto počeli koristiti Microsoft Teams-e, Slack, Zoom ili slične komunikacijske alate.
Microsoft Teams
Kao nasljednik popularne aplikacije za komunikaciju Skype for Business, Microsoft Teams postao je dostupan 14. travnja 2017.g.
Od tada do danas stekao je veliku bazu korisnika te trenutno broji 44 milijuna dnevno prijavljenih korisnika.
U početku komercijalan, a polovinom 2018.g. kao besplatan alat, etablirao se kao jedan od vodećih alata za online komunikaciju i kolaboraciju.
Glavna prednost ovog alata je u integriranosti s ostalim Microsoft uslugama u oblaku, što konkurencija teško može pratiti.
Osnovne funkcionalnosti
Kao što se iz naziva aplikacije može pročitati, glava organizacija komunikacije je kroz timove.
Svaki korisnik može biti sastavni član jednog ili više timova unutar svoje organizacije ili se pridružiti drugim timovima prema primljenim pozivnicama.
Na tim je potrebno gledati kao logičku cjelinu s određenom svrhom. To mogu biti djelatnici jednog odjela unutar tvrtke, djelatnici koji rade na istom projektu ili djelatnici diljem korporacije povezani određenom zajedničkom funkcijom.
Svaki tim može međusobno komunicirati preko kanala.
Inicijalno se postavlja glavni kanal za komunikaciju svih članova tima, a mogu se postaviti i posebni kanali s točno određenim osobama.
Ovako možete komunicirati javno s svim članovima tima ili privatno samo s određenim osobama.
Članovi tima mogu međusobno dijeliti datoteke korištenjem drag’n drop funkcionalnosti.
Dovoljno je samo privući datoteku s desktopa na Teams-e i ista će biti podijeljena s vašim timom.
Ako želite privatno komunicirati s članovima vašeg tima ili organizacije, možete to odraditi putem privatnih poruka.
Ovu komunikaciju moderirate isključivo vi te ista neće biti vidljiva od strane tima. Prema želji, u konverzaciju pozovite jednu ili više osoba.
Što se tiče ograničenja Teams-a u ovim osnovnim funkcionalnostima ona su trenutno sljedeća:
- Svaki korisnik može biti član najviše 1.000 timova
- Maksimalan broj članova u jednom timu je 5.000
- Svaki tim može imati najviše 200 kanala
- Privatni razgovor može imati najviše 100 sudionika
- Možete podijeliti do 10 datoteka u privatnom razgovoru
Napredne funkcionalnosti
Ono što stvarno izdiže Microsoft Teamsa od svoje konkurencije je integracija s ostalim uslugama u oblaku koje Microsoft nudi, kao što su Exchange, Outlook te Sharepoint.
Prilikom kreiranja tima od strane administratora organizacije, za svaki tim kreira se poseban Sharepoint site koji služi kao centralno mjesto za razmjenu podataka te prezentaciju dodatnih sadržaja kao što su HTML i Wiki stranice te OneNote bilježnice.
Svaka datoteka podijeljena na timskom kanalu automatski se pohranjuje na SharePoint stranicama tima.
Datoteke kreirane u Office aplikacijama mogu se mijenjati od strane sudionika tima istovremeno putem online Office aplikacija.
Više korisnika može doslovno istovremeno raditi na istom dokumentu i vidjeti točno koji član tima radi na kojem dijelu dokumenta u realnom vremenu.
U svakom trenutku, u privatnom ili timskom kanalu, može se pokrenuti ad hoc audio poziv ili audio/video konferencija.
Pokretanje je instantno te se automatski zovu svi članovi tima, a kasnije se mogu dodati članovi prema potrebi.
Konferencije se mogu kreirati i za termine u budućnosti. Ovo se radi kroz timski kalendar unutar kojeg se kreiraju pozivnice koje se automatski šalju članovima tima preko email poruka.
Korisnici mogu, uz dopuštenje moderatora konferencije, podijeliti sadržaj svog ekrana s ostalim sudionicima te prema potrebi čak dopustiti i drugima kontrolu nad prezentacijom.
Trenutno je svaka konferencija ograničena na maksimalno 250 korisnika. U slučaju da više korisnika ima uključen video preko kamere, na ekranu će biti prikazana zadnja četiri sudionika koja su govorila.
Podržane platforme
Decidirane klijentske aplikacije napravljene su za sve vodeće platforme kao što su Windows i Mac na stolnim računalima te Android i iOS na mobilnim uređajima.
Microsoft Teams-i mogu se koristiti također i preko danas poznatih Internet preglednika. Podržani su Microsoft Edge, Internet Explorer 11, Google Chrome, Firefox, Opera i Safari.
Integracije
Microsoft Teams-e moguće je integrirati s mnogim danas globalno korištenim aplikacijama kao što su Trello, Zoom, Jira Cloud, MindMeister, Asana, Wrike i slični.
Integracija se izvršava jednostavnim dodavanjem u samoj Teams aplikaciji. Razina integracije ovisi o kvaliteti izrade samog dodatka.
Alternativa
Kao alternativa Microsoft Teams-ima pojavljuje se najčešće aplikacija Slack. Usporedbu Microsoft Teams-a i Slacka možete pročitati ovdje.
Zaključak
U relativno kratkom periodu od tri godine Microsoft Teams postao je vjerojatno najkorišteniji alat za međusobnu online komunikaciju i kolaboraciju.
Ono što ga posebice čini moćnim je integracija s ostalim Microsoftovim alatima i cloud platformama. Smatramo da će svaka organizacija koja koristi ovaj alat podići međusobnu suradnju svojih djelatnika na viši nivo.
DuplicoIT rješenja za remote rad
Naš DuplicoIT tim vrlo je svjestan ozbiljnosti situacije koja će imati veliki utjecaj na gospodarstvo u narednim mjesecima ili možda čak i godinama.
Kako će oporavak našeg gospodarstva zahtjevati trud svih nas, želimo pomoći tvrtkama koje imaju problema.
Smatramo da će alati poput Duplico poslovne aplikacije MyIntranet (https://myintranet.io/), Microsoft Teams-a te naše korisničke podrške, pomoći tvrtkama da lakše prebrode ovo teško razdoblje te posljedično osiguraju bolju budućnost.
Za informacije o svim dostupnim paketima, kontaktirajte nas još danas.