Digitalizacija i globalizacija radikalno su promijenile način poslovanja.
U takvom brzom, hiperkonkurentnom okruženju u kojem nešto što je započelo kao mali startup može nadmašiti monolitne divove u smislu inovacije.
Normalnim aspektom poslovanja smatra se preispitivanje procesa unutar svake tvrtke.
Glavni pokretači ove transformacije su brzina, neprimjetna integracija i akvizicija, usluge na zahtjev i potreba za pružanjem što više aktualnih informacija u stvarnom vremenu.
Korisnici očekuju da mogu pristupiti proizvodima ili uslugama kad god žele i gdje god žele bez ikakvih ograničenja ili prepreka.
Cijela se strategija razvoja svih vrsta aplikacija danas vrti oko osnovnog koncepta korisničkog iskustva, a promjene su potaknute evolucijom puta koji korisnik prolazi u svom korištenju aplikacija.
Razlozi za digitalnu tranziciju
Kako bi postale ili ostale konkurentne, tvrtke su prisiljene maksimalno optimizirati procese koji jamče brzu prilagodbu na potražnju koja se vrlo brzo mijenja te uvesti alate koji olakšavaju digitalnu tranziciju.
U današnje vrijeme višestruke globalne povezanosti, čak i najmanje tvrtke su u mogućnosti stvoriti tržišnu poziciju iz koje mogu surađivati s globalnim partnerima i dobavljačima. Za ovakav pothvat uistinu je nužno pronaći najučinkovitije rješenje za svaki korak u poslovnom lancu.
Kako bi ta digitalna transformacija zaživjela i u poslovanju, zaposlenici su prisiljeni usvojiti i poštovati nove procese te naučiti komunicirati i raditi koristeći se novim alatima i tehnologijama.
Riječ „promjena“ nije uvijek ona koja sa sobom nosi potpuno pozitivne konotacije, osobito nekome tko je naviknut raditi posao „na određeni način“.
Postavlja se pitanje kako tvrtke mogu optimizirati primjenu nove tehnologije i kako pomoći zaposlenicima da se prilagode promjenama.
Što podrazumijeva i koje su prepreke digitalnoj transformaciji?
Digitalna transformacija podrazumijeva i promjenu mentaliteta upravljanja koji utječe na poslovanje i pristup svakom pojedinačnom odjelu unutar tvrtke.
Samim time prvu prepreku u upravljanju promjenama predstavlja redizajn cjelokupne poslovne strategije kako bi se prilagodila što boljem korisničkom iskustvu.
Implementacija strategija započinje Upravom koja mora biti spremna i voljna revidirati dosadašnju strategiju te uskladiti strukturu tvrtke tako da odgovara novom pristupu.
Drugu prepreku svakako predstavlja unutarnji otpor promjenama.
Digitalna transformacija uvijek je dobra strategija, ali potencijalno zahtijeva od tvrtki da promijene procese i započnu primjenu novih aplikacija u različitim poslovnim sektorima.
Novi procesi i novi softveri mogu (i sasvim izgledno će dovesti do otpora dijela zaposlenika).
Kako izgleda proces digitalne transformacije i kako jednostavan softverski alat može olakšati uvođenje digitalne transformacije i unapređenje procesa unutar tvrtke?
One malo starije generacije će se sjetiti kako je izgledao „klasični“ ured prije samo nekoliko godina…
Vjerojatno će ta asocijacija stvoriti mentalnu sliku nekih vrlo specifičnih stvari; vaš stol, monitor računala, kalkulator kojeg imate već nekoliko godina i bez kojeg ne možete…
Na monitoru su vam upaljeni Windowsi 98 i nekoliko sheetova obračuna, a iza leđa čujete bučni uredski printer…
Ako se prisjetite vašeg desktopa, prvo što će vam pasti na pamet su plava ikona za pristup alatu za uređivanje teksta ili zelena koja pristupa tabličnim proračunima…i tu i tamo koja datoteka sa slikama s godišnjeg odmora..
Sjećate li se takvog načina rada?
Koji su glavni ciljevi digitalne transformacije?
Mnoge tvrtke već su danas uvele izmjene u vidu promjena u uredskom prostoru, ali i alatima za suradnju.
Da, plave i zelene ikone vjerojatno će se koristiti još puno godina – ali više ne kao primarni nego pomoćni alati, a zamijenit će ih moderne poslovne, multifunkcijske aplikacije.
Glavni ciljevi kvalitetne digitalne strategije su povećanje produktivnosti i smanjenje troškova u cilju upravljanja brzim prilagodbama novonastalim tržišnim uvjetima.
Način na koji zaposlenici komuniciraju i surađuju, način na koji se vode sve sofisticiranije evidencije jedna su od prvih područja zahvaćenih ovom transformacijom.
Neizbježna implementacija novih softverskih rješenja izazvana pandemijom
Rad na daljinu koji se još više aktualizirao u pandemiji omogućio je tvrtkama zapošljavanje najkvalitetnijih talenata, neovisno o fizičkoj lokaciji na kojoj se stvarno nalaze.
S druge strane, rad na daljinu ima i svojih negativnih nuspojava u vidu povezivanja, komunikacije i kibernetičke sigurnosti cjelokupnog poslovanja.
Kako bi upravljale ovim novim oblikom suradnje, tvrtke su morale uvesti niz alata za komunikaciju i suradnju koji nadoknađuju nedostatak interakcije licem u lice.
Nestala je ideja nefleksibilne infrastrukture izgrađene oko standardnih operacija. Sve mora biti na zahtjev i brzo prilagodljivo.
Hardverska i softverska infrastruktura moraju se u stvarnom vremenu prilagoditi pokretnim ciljevima fleksibilne i jasne strategije.
IaaS, PaaS i SaaS rješenja brzo zamjenjuju nefleksibilne elemente koji su predstavljali standardna poslovna rješenja prije samo nekoliko godina.
Ova revolucija dolazi sa svim vrstama novih aplikacija i usluga u oblaku koja su izazvala tvrtke na stvaranje softverskih i hardverskih rješenja po mjeri u fleksibilnom okruženju na koja zaposlenici jednostavno moraju odgovoriti.
Uloga automatizacije u digitalizaciji
Jeda od gorućih stavki digitalizacije je automatizacija.
Roboti sve više mijenjaju i u nekim poljima višestruko nadmašuju ljude.
Neovisno o tome radi li se o rudarenju podataka, procesima analize, komunikacija ili donošenju nekih operativnih odluka – rastuća potreba za brzinom i preciznošću potaknuti će tvrtku da usvoji računarstvo u oblaku i automatizaciju svakog pojedinog procesa.
Kako bi ovaj pothvat bio logičan i svrsishodan te stvarno predstavljao uštedu vremena – sve strateške odluke trebale bi biti vođene konkretnim podatcima, neovisno o tome radi li se o računovodstvu, prodaji ili primjerice upravljanju ljudskim resursima.
Automatizacija djelomično može predstavljati kraj ere nekih operativnih manualnih poslova, a s druge strane možemo joj dugovati povećanje kreativnost zahvaljujući pojednostavnjenju poslovanja.
Kako se prilagoditi komunikaciji bez papira i novim softverskim rješenjima
Velik dio tvrtki već sad je uspješno prošao digitalnu transformaciju u većinskom dijelu, ali za velik dio tvrtki takva transformacija još neće biti moguća.
Posebice u onim sektorima koji su visoko regulirani i još uvijek zahtijevaju mnogo birokracije (primjerice službene pečate ili potpise).
Moderne tehnološke tvrtke već sada se kreću u brzom okruženju koje uključuje i brzu komunikaciju, a to je omogućeno izradom i upotrebom aplikacija koje su zamijenile papir i djelomice i tablične proračune.
Tvrtke sada rade s učinkovitim rješenjima koja omogućuju izravno digitalno vođenje evidencija ili izradu dokumentacije.
Sustavi za razmjenu poruka, fotografija, evidencije kojima se pristupa s nekoliko fizičkih lokacija, virtualni podsjetnici – velik dio informacija već sada postaje izvorno digitalan.
Kao odgovor na potrebe vlastitog poslovanja koje prolazi digitalnu transformaciju, ali i ostalih tvrtki koje posluju u regiji – kreirali smo aplikaciju „MyIntranet“.
Aplikacija je zamišljena kao „desna ruka“ operativnih poslova sektoru upravljanja ljudskim resursima, međutim nadopunjuje se skalabilnim modulima koji omogućavaju potpuni pregled nad voznim parkom ali uključuje i danas toliko važan komunikacijski segment.
Rasporedi i odobrenja (kao što su ona za godišnje odmore), mogu se generirati jednim klikom miša, a podatcima o zaposlenicima, ugovorima o radu ili treninzima možemo pristupiti u stvarnom vremenu s bilo koje lokacije koja ima pristup internetu.
Na ovaj način, unaprijedili smo učinkovitost i preciznost. Uz korištenje sučelja koje je maksimalno prilagođeno što jednostavnijem korisničkom iskustvu, značajno smo umanjili i intenzitet potencijalnog unutarnjeg otpora promjenama.
Kako olakšati prilagodbu na novo softversko rješenje i ubrzati uvođenje u svakodnevno poslovanje
Iako paradoksalno zvuči, ponekad treba automatizirati i optimizirati čak i postupak uvođenja nove tehnologije i edukacije djelatnika.
Digitalna strategija zahtijeva od tvrtki da uvode uvijek nove i ažuriraju stare, složenije programe s vrlo visokom frekvencijom.
Nekad su se aplikacije razvijale tzv „waterfall“ metodom, u kojoj bi krajnji korisnik dao uputu tvrtki za razvoj i uglavnom čekao potpuni završetak razvoja kako bi saznao koliko je dobro tvrtka shvatila i razumjela njegove potrebe.
Krajnji rezultat, u slučaju pogrešne komunikacije ponekad je bio aplikacija koja potencijalno komplicira postojeće procese.
Današnje, agilne metode omogućile su nam jednostavno praćenje i primjenu promjena na razvoju, u trenutku kad se taj razvoj događa.
Čak i uz ovaj način razvoja može doći do „šuma u komunikaciji“ između naručitelja i tvrtke za razvoj u smislu nerazumijevanja šire poslovne potrebe i operativnog zadovoljenja iste.
Ovdje na scenu stupaju postojeće, hibridne aplikacije koje ne treba razvijati ispočetka, a jednostavne su za implementaciju i prilagodbu postojećim procesima poslovanja.
Aplikacija „MyIntranet“ nastala je kao odgovor na rastuće operativne poslove sektora upravljanja ljudskim potencijalima.
Kako bi bili sigurni da je maksimalno prilagođena baš svim potrebama modernog poslovanja, u svakoj fazi njezinog razvoja i testiranja uključili smo i vlastite HR stručnjake.
MyIntranet omogućuje tvrtkama da bez napora uđu u eru digitalnog razvoja, a jednostavno korisničko sučelje osigurava potpunu operativnu autonomiju svakog zaposlenika odmah po implementaciji aplikacije.
Jednostavnost korištenja novih softvera jamči produktivnost i učinkovitost
Uvođenje novih digitalnih alata u vašu organizaciju može biti vrlo korisno, neovisno o tome o kojoj se industriji radi.
Definiranje stvarnih potreba vaše tvrtke i pronalazak pravog dobavljača obično traje do nekoliko mjeseci, a na to vrijeme se dodaje i ono potrebno za razvoj i implementaciju.
Sve ove faze su vrlo dugotrajne i zahtjevne i često tvrtke završetak razvoja i početak primjene nove aplikacije smatraju završetkom posla.
Također često dolazi do (pogrešne) pretpostavke da neće biti nikakav problem usmjeriti zaposlenike novom načinu rada, osobito ako je onaj budući jednostavniji od dosadašnjeg.
U stvarnosti, ove su posljednje faze često i najvažnije jer upravo kvalitetna implementacija i korištenje određuje razinu uspješnosti cijelog projekta digitalizacije.
Nametanje obaveze zaposlenicima da koriste novo rješenje može rezultirati padom produktivnosti ako ne vide razlog koji stoji iza implementacije i ne smatraju ga ugodnim.
Stoga je važno uvjeriti svoje zaposlenike da im softver služi kao pomoć, a ne kao prepreka.
Kako pripremiti nove korisnike na uspješno usvajanje softvera?
1. Pametno odaberite novu tehnologiju
Ponekad se može dogoditi da unatoč poslovnom znanju i godinama iskustva, ne možete precizno detektirati koje aspekte konkretnog poslovanja je potrebno unaprijediti kako bi se povećala učinkovitost.
Prilikom nabave novog softvera, neophodno je razgovarati s timom i riješiti njihova očekivanja od odabranog dobavljača ili ih uključiti u proces poslovne analize.
Koje su prednosti?
Angažiranjem zaposlenika u postupku razvoja ili implementacije softvera u ranim fazama brinete se za to da softver odgovara njihovim stvarnim potrebama.
Na ovaj način nećete samo povećati mogućnost da projekt uspije, već i smanjiti potrebe za uvjeravanjem tima koliko će im softver biti koristan i sukladno povećati zadovoljstvo zaposlenika.
2. Predstavite novi softver
U trenutku kad je novi softver spreman za implementaciju, vaš je posao objasniti koji je razlog uvođenju ove promjene.
Važno je da su svi vaši zaposlenici upoznati s razlozima radi kojih se vaša tvrtka odlučila na poboljšanje i koji su konkretni razlozi za odabir baš tog softvera.
Koncentrirajte se na predstavljanje i specifikaciju svih značajki novog softverskog rješenja.
Predstavite poboljšanja i objasnite na koji će način ona utjecati na svakodnevni rad.
Ukratko navedite plan provedbe implementacije i definirajte nekoliko datuma kako ne biste iznenadili zaposlene očekivanom brzinom usvajanja.
Prije ovakve vrste predstavljanja, bilo bi dobro da se pripremite za mnoštvo različitih pitanja do kojih može doći radi nelagode koja se javlja zbog promjene.
Nemojte zaboraviti niti činjenicu da povratne informacije mogu biti velik i koristan izvor dragocjenog znanja
Koje su prednosti?
Ako ste se potrudili za to da svoje zaposlenike obavijestite budućim planovima i sve ste transparentno komunicirali, oni će sasvim sigurno biti bolje pripremljeni i spremni za promjene.
Zahvaljujući tome i usvajanje će biti jednostavnije, a potencijalni problemi uvelike izbjegnuti.
Ako korisnici pozitivno percipiraju promjene, veća je vjerojatnost lakšeg prihvaćanja novog rješenja i korištenje istog u svom svakodnevnom radu.
3. Dopustite zaposlenicima da testiraju novu aplikaciju
Dopustite svojim zaposlenicima testiranje nove aplikacije prije implementacije aplikacije u svakodnevno poslovanje.
Povratne informacije nakon takvog testiranja mogle bi vam biti dragocjene za stvarne buduće korisnike, a dobit ćete jasniji uvid u vrijeme potrebno za svladavanje aplikacije.
Okupite tim za testiranje i omogućite zaposlenicima da se međusobno potiču u prilagodbi novom rješenju.
Koje su prednosti?
Korisnici će sami, u manje stresnoj atmosferi testirati softversko rješenje i pružiti vitalne povratne informacije.
Zahvaljujući ovoj početnoj fazi implementacije, u budućnosti će možda biti manje pitanja, a zaposlenici će biti učinkovitiji s obzirom na to da su već upoznali svoj softver.
Suradnici će moći i dalje međusobno izmjenjivati informacije i dijeliti prethodno stečena znanja.
4. Ako je potrebno, osigurajte trening
Podučavanje budućih korisnika softvera ponekad je od presudne važnosti.
Korisnici bi trebali znati u potpunosti koristiti nove alate ili softver kako bi bili učinkoviti.
Često se događa da različiti odjeli obavljaju različite zadatke radi kojih svaki od njih zahtjeva zasebnu i specifičnu obuku.
Osim toga, važno je imati u vidu da ovisno o početnoj razini znanja – ljudi ne usvajaju nove tehnologije jednakim tempom.
Vodite računa o tome da edukacija bude što jednostavnija i lakša za savladati. Nemojte preplaviti svoje zaposlenike nepotrebnim tehničkim podacima.
Neka uče na primjerima.
Koje su prednosti?
Kvalitetna obuka zaposlenih znači i učinkovitije korištenje novog softverskog rješenja.
Ako omogućite svim zaposlenicima kvalitetnu obuku, moći ćete biti sigurni da razumiju sve značajke i znaju kako se njima koristiti.
5. Budite primjer
Zaposlenici ponekad prirodno obraćaju pozornost na to što njihovi nadređeni rade.
Pokažite im da ste uključeni i uložite vrijeme u svladavanje novog softvera i njegovih značajki. Budite primjer koji mogu slijediti.
Pohađajte trening, postavljajte pitanja i sami naučite koristiti softver kako biste pokazali da niste iznimka i da aktivno sudjelujete u procesu inovacije u vlastitoj tvrtki.
Koje su prednosti?
Zaposlenici će imati koga slijediti i trudit će se pokazivati vidljivi napredak u kraćem vremenskom periodu.
Prednosti će možda biti vidljive odmah, a pojednostavljeno – što kraće vrijeme potrebno za implementaciju novog softvera znači i kraće vrijeme do profita ostvarenog kroz tu implementaciju.
6. Neka bude zabavno
Sve je puno jednostavnije ako zvuči zabavno.
Zaintrigirajte zaposlene, pričajte unaprijed o prednostima, osmislite interne šale i implementaciju predstavite kao novi uzbudljivi događaj.
Koje su prednosti?
Zaposlenici će se brže uključiti i pratiti događanja ako ih smatraju zabavnima. Vođenje ljudi do usvajanja novog softverskog rješenja će biti glatkije i brže.
Uspjeh vašeg tima uvelike ovisi o njegovoj mogućnosti da implementira produktivne alate u svakodnevne procese.
Ako ste u potrazi za sveobuhvatnim rješenjem koje će zamijeniti vaše tablične proračune, olakšati vođenje svih evidencija o zaposlenima, omogućiti vam brz pristup svim evidencijama vezanim uz vozni park i pojednostaviti komunikaciju i korištenje svim zaposlenicima, kontaktirajte DuplicoIT.
Naši IT stručnjaci će brzo odgovoriti na sve vaše upite i konzultuirati vas oko optimalnog rješenja koje odgovara na sve vaše poslovne potrebe.