Gotovo svaka organizacija danas koristi neku od verzija Microsoft Office paketa, bilo to Microsoft 365 ili neka od brojnih inačica MS Office-a.
Ova popularna platforma baza je za uspješno provođenje poslovnih procesa za ogroman broj modernih tvrtki.
Svakodnevna poslovna komunikacija, kreiranje dokumentacije i upravljanje cjelokupnim procesima poduzeća se odvija uz pomoć nekog ili svih uključenih alata.
Ako vam je potrebna integracija važnih podataka na jedno mjesto, kojem ćete uvijek imati pristup neovisno o tome gdje se nalazite – onda je Microsoft 365 idealno rješenje.
Dio tvrtki još uvijek inzistira na Office 2021 verziji, koja je i dalje dobra alternativa verziji usluge koju pruža Microsoft 365.
Microsoft 365, međutim odlučan je izbor za individualce i tvrtke kojima je potrebna sigurna platforma za međusobnu suradnju.
Koje su razlike između Microsoft 365 i Officea 2021?
2011. godine Microsoft je objavio Office 365 – uslugu pretplate koja je u potpunosti otklonila mogućnosti jednokratnog plaćanja za korištenje aplikacija kao što su Word, Excel ili PowerPoint.
Naravno, prva reakcija mnogih višegodišnjih korisnika nije bila pozivitivna jer nisu razumjeli ovu promjenu. Vrlo su brzo ustanovili da je ova varijanta pretplate umjesto jednokratnog plaćanja, možda i bolja obzirom da je model Microsoftu omogućio češća ažuriranja i online verzije omiljenih softvera.
2020. godine, Microsoft je predstavio još jednu verziju Microsoft Office 365 paketa koji se danas jednostavno zove – Microsoft 365.
Tko i kada bi trebao razmišljati o kupovini Office 2021 licenci?
Neovisno o tome što danas Microsoft 365 predstavlja optimalan izbor za većinu tvrtki i privatnih korisnika, lansiran je i Office 2021.
Umjesto pretplate kojom se omogućuje pristup novim funkcionalnostima, sigurnosnim ažuriranjima i cloud pohrani (karakterističnim za Microsoft 365), Office 2021. može se kupiti kroz jednokratnu uplatu koja se vrši unaprijed.
Naravno, niža cijena koja se ostvaruje kupovinom Office 2021 paketa ima i svojih nedostataka.
Office 2021 za poslovne i privatne korisnike
Kako bi podržavao sve varijante korištenja, Office 2021 dolazi u dvije verzije – jedna za komercijalno korištenje i druga za privatno.
Office 2021 bez premca predstavlja odlično rješenje za sve korisnike. S njim je osnovni pristup popularnim aplikacijama, kao što su Word, Excel, PowerPoint, OneNote ili Teams zajamčen – međutim uz izostanak cloud karakteristika, online pohrane podataka i čestih sigurnosnih updatea.
Neovisno o verziji koju razmatrate, ako se odlučite na kupovinu Office 2021. paketa, morate znati da su Office 2021 licence vezane uz uređaj, a ne uz korisnički račun.
Ovo u pojednostavljeno znači da ako kupite novo računalo, za njega morate kupiti i novu licencu kako biste se nastavili koristiti Office 2021.
Ovo se na prvu možda ne čini tako velikim problemom, međutim najveći neodstatak ovog modela je nemogućnost korištenja ključnih značajki Office mobilnih aplikacija. S druge strane Microsoft 365 licence dopuštaju korisnicima da se jednostavno prijave i odjave s računa na višestrukim uređajima, uključujući i mobitele i tablete.
Microsoft je izdao objavu kojom je potvrdio da će podrška za Office 2021 biti dostupna 5 godina, a po isteku tog roka – nedostatak sigurnosnih ažuriranja mogao bi potencijalno izložiti korisničke podatke napadima i krađi.
Ako ste kupili Office 2021, svakako pazite da nadoplatite za svaki sigurnosni update koji je dostupan.
Ukratko, za individualne korisnike kojima je potreban pristup Office aplikacijama kojima se više koriste u privatne svrhe, Office 2021 je odlično rješenje za koje plaćate odličnu cijenu.
Međutim, za tvrtke kojima je u interesu smanjiti tehničke troškove, ustaliti automatska softverska ažuriranja te osigurati pristup s bilo koje lokacije ili uređaja, Microsoft 365 je idealan izbor.
Što je točno Microsoft 365?
Microsoft 365 je poslovni servis na pretplatu koji jamči da uvijek ažurne Microsoft Office alate.
Dostupne verzije Microsoft 365 uključuje one za kućnu i osobnu upotrebu, za male, srednje i velike tvrtke, škole te neprofitne institucije.
Microsoft 365 (ovisno o odabranom modelu) integrira sve popularne aplikacije poput: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, Publisher i Access (posljednja dva su dostupna samo na osobrnim računalima).
Aplikacije se mogu instalirati na višestruke uređaje uključujući osobna računala, Apple računala, iPade, iPhone, Android tablete i Android telefone.
Microsoft 365 koristi preko milijun tvrtki diljem svijeta, što pokriva gotovo 46% svjetskog tržiša.
Microsoft 365 omogućuje vam da se povežete sa svojim uredom s bilo koje lokacije, upisujući samo svoje login podatke.
Budući da je Microsoft 365 usluga bazirana na cloud servisu, to znači da možete pristupiti svojim datotekama, e-mailu i Microsoft Office programima, na mobitelu ili računalu bilo gdje u svijetu.
Microsoft 365 je najkorištenija poslovna platforma upravo zbog svoje jednostavnosti, pristupačnosti, interaktivnosti i prilagodljivosti prema operativnim sustavima.
Još jedna od prednosti je da korisnici ne moraju biti imati napredna informatička znanja kako bi koristili ovu platformu – što također opravdava njezinu popularnost.
Što sve uključuje Microsoft 365
Uz sve tradicionalne Microsoftove aplikacije, Microsoft 365 nudi ostale korisne aplikacije koje služe za unapređivanje uspješnosti i suradnje unutar poduzeća.
Najpopularnije Microsoft Office 365 aplikacije su Office, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive, OneNote, SharePoint i Microsoft Teams.
Jedna od opcija Microsoft 365 je kombinacija digitalnih alata, ovisno o potrebama korisnika. O tome ovisi i ukupna cijena Microsoft 365 paketa.
Uz opcije kombinacije alata, jedna od apsolutnih prednosti Microsoft 365 je mogućnost korištenja na raznim uređajima – poput osobnih računala, Mac-ova, tableta ili pametnih telefona.
Jedan od softvera uključenih u ovaj paket je i Microsoft MyAnalytics. Microsoft MyAnalytics je zanimljiv analitički alat koji korisnicima prikazuje kako provode vrijeme na radnom mjestu. Cilj ovog alata je učiniti poslovni život produktivnijim i manje stresnim.
Ova opcija primjerice pruža statističke podatke poput točnog broja e-mail poruka koje je korisnik poslao u proteklom mjesecu.
Kratak pregled alata u Microsoft Office 365
Word, Excel, PowerPoint, Outlook i Teams su već poznati alati kojima se većina korisnika služi godinama.
Međutim, postoji još cijeli raspon korisnih alata koji omogućuju produktivniji rad.
OneNote
OneNote je vrlo koristan alat koji često koriste obrazovne institucije. Pogodan je za unos bilješki, istodobnog uređivanja dokumenata od strane višestrukih korisnika te efikasno praćenje zadataka. Nastavnici pomoću ovog alata mogu formirati grupe učenika, dijeliti zadatke ili raditi pripremu za nastavni sat te koristiti interaktivnu ploču.
Uz to se često veže i alat Forms koji služi za izradu ispita koji mogu sadržavati neograničeni broj pitanja.
Planner
Planner je koristan alat za upravljanje projektima koji omogućuje lako planiranje i vođenje projekata. Neki od korisnih značajki ovog alata su definiranje zadatka, rokova, datum početka i kraja, ovlaštene osobe, potrebne datoteke i to-do liste. Microsoft Planner puža vizualni prikaz zadataka koji omogućava lakše nadgledanje rokova i poslova članova tima.
OneDrive za poslovne svrhe
OneDrive je alat koji pruža usluge pohrane podataka na oblaku. Osim toga, on sinkronizira i pohranjuje sve osobne podatke na jednom mjestu. Svim podacima možete pristupiti s bilo kojeg uređaja nevisno radi li se o privatnom računalu, poslovnom računalo ili pametnom mobitelu.
Umjesto pohranjivanja podataka na lokalnim serverima, koji su limitirani u memoriji, OneDrive pohranjuje podatke na cloudu što znači da im svi korisnici unutar jedne organizacije mogu pristupiti bilo kada i s bilo kojeg mjesta. Svaki korisnik u startu ima 1TB prostora memorije na OneDriveu.
Yammer
Yammer je alat za društveno umrežavanje koji povezuje sve zaposlenike sa svrhom dijeljenja znanja i iskustva s drugim korisnicima. Vrlo sličan Facebooku i Instagramu, omogućuje dijeljenje objava, komentiranje objava, lajkanje i ostale aktivnosti kao i na svakoj društvenoj platformi. Ovaj alat se koristi za poticanje kolaboracije i dijeljenje ideja s ostalim zaposlenicima.
Osim navedenih Microsoft 365 ima široku lepezu alata, no ovi su samo neki od najkorištenijih.
Da utvrdimo znanje – koja je razlika Microsoft 365 paketa i onog što svi poznajemo kao MS Office?
Microsoft 365 uključuje skupinu najpopularnijih aplikacija koje može koristiti više zaposlenika odjednom.
Osim toga, Microsoft 365 omogućuje pohranu podataka na cloudu te automatska ažuriranja koja omogućuju najnovije značajke, popravke i sigurnosna ažuriranja.
Licenca se plaća na mjesečnoj bazi.
Microsoft Office (2021) kupuje se jednokratno i ne nudi automatska ažuriranja, što znači da kada želite novu verziju, morate ponovno kupiti novi Microsoft Office paket.
Uz to, ovaj je paket vezan uz jedan uređaj. Dođe li do kvara na hadrveru u bilo kojem trenutku, sadržajima ovog paketa neće biti moguć pristup.
Prednosti Microsoft 365 paketa
Nebrojene su situacije kada su nam se klijenti javili s problemima poput: ‘pokvarilo mi se računalo, ne mogu pristupiti svojim podacima’ ili ‘poslovanje je stalo jer mi se datoteke nisu spremile’.
Klijenti često imaju problem s gubitkom licence Microsoft Office kada žele reinstalirati program. Budući da se može kupiti licenca za Microsoft Office koja traje zauvijek, klijenti često izgube registracijske podatke licence koje su dobili u fizičkom obliku pri kupnji paketa.
Ukratko – ključevi i pristupni podatci u ovom slučaju se nalaze u fizičkoj kutiji, koju nije teško zametnuti. Osobito ako korisnik ne zna da ju je potrebno sačuvati radi niza mogućih scenarija u kojima može biti potrebna.
Ovakva naizgled jednostavna situacija može izazvati ozbiljne zastoje u poslovanju, koji mogu potrajati trajati satima. Trebamo li podsjetiti da je u današnjem poslovnom svijetu vrijeme novac?
Microsoft 365 može značajno olakšati poslovanje
Jednostavno podešavanje i korištenje
Svaki korisnik bi trebao lako koristiti Microsoft 365.
Svaka popularna aplikacija koju sadrži ima jednostavno korisničko sučelje i nije potrebna opsežna edukacija za korisnike.
Budući da korisnici mogu vrlo lako dijeliti podatke i surađivati s kolegama putem Microsoft 365 platforme, odrađivanje projekata u stvarnom vremenu iz različitih lokacija je jednostavnije i bez repetativnih zadataka.
Integrirana i povezana računala
Najveći benefit Microsoft 365 je mogućnost međusobnog povezivanja svih računala unutar tvrtke.
To znači da u bilo kojem slučaju nemogućnosti korištenja vlastitog računala, zaposlenik može koristiti drugo računalo. Dovoljno je da upiše svoje login podatke putem kojih ima direktan pristup svim svojim datotekama i podacima.
Tvrtke bez ovakvog integriranog sustava te se pouzdaju u rad svojih računala bez centraliziranog sustava upravljanja potrebnog sigurnosnog kopiranja, često gube podatke te time stopiraju svoje poslovanje i gube dragocjeno vrijeme i novac.
Cloud platforma
Cloud platforma je neizostavan dio svakog poduzeća. Poslovanje na oblaku omogućuje bezbrižno poslovanje jer uvijek imate pristup važnim podacima te su oni uvijek sačuvani na oblaku. U suprotnom, čuvanje podataka u data centrima je skupo te ima limitiranu memoriju. Osim toga, cloud platforme pružaju efikasniju kibernetičku zaštitu od fizičkih servera.
Uvijek ažurirani
Pretplata na Microsoft 365 pruža automatsko ažuriranje aplikacija. Tako je poduzećima uvijek omogućena aplikacija s najnovijim izmjenama, koje omogućuju efikasnije odrađivanje zadataka.
BaaS – Backup as a Service u Microsoft 365
Baas ili Backup kao usluga, povezuje sustave tvrtke s privatnim, javnim ili hibridnim oblakom.
Backup kao usluga je model računalstva u oblaku koja povezuje web i mobilne aplikacije s cloud uslugom.
BaaS uključuje server, licence te prostor za pohranu i sigurnosno kopiranje podataka.
Uz to, Baas usluge uključuju nadziranje i postavljanje backupa te laki povratak izgubljenih podataka.
Backup kao usluga uključuje sve od serverske konfiguracije do vođenja baze podataka i uspostavljanja kibernetičke sigurnosti.
Osim pohrane podataka u oblaku, BaaS uključuje:
- upravljanje korisnicima i datotekama
- integraciju društvenih mreža
- push notifikacije
- upravljanje serverskom infrastrukturom
- upravljanje autentifikacijom i pristupom
- pohrana i upravljanje bazom podataka
BaaS postiže informacijsku sigurnost pomoću kriptiranja podataka, automatskog backupiranja te pomoću naprednih načina pristupanja datotekama.
Microsoft Azure – cloud platforma za Microsoft 365
Organizacije, neovisno o svojim područjima djelovanja se sve više okreću poslovnim rješenjima baziranima na računarstvu u oblaku.
Cloud servisi redefiniraju način na koji tvrtke spremaju, upravljaju i dijele svoje podatke.
Današnji zaposlenici s lakoćom rješavaju kompleksne zadatke jer Microsoft Azure podupire širok rang programskih jezika, operacijskih sustava, baza podataka i uređaja.
Microsoft Azure je cloud tehnologija za poslovne klijente koja podiže standarde cloud računarstva na višu razinu.
Ova digitalna platforma obuhvaća niz usluga poput efikasnije analize podataka, pohranu podataka te umrežavanja korisnika na jednom mjestu.
Budući da Microsoft Azure nudi niz digitalnih alata i usluga, svaka organizacija može odabrati kombinaciju usluga koja je krojena specifično za potrebe i želje konkretnog poduzeća.
Microsoft Azure dolazi u kombinaciji s Microsoft 365 kako bi sve aplikacije imale funkcionalnosti pohrane podataka na cloud, što ih čini uvijek dostupnima i sigurno pohranjenima.
Prednosti Microsoft Azure:
- brzi sustav
- automatsko ažuriranje alata
- fleksibilnost
- mogućnost hibridnog rada
- automatizacija poslovnih procesa
Jedno od najvažnijih prednosti Microsoft 365 paketa je recovery podataka.
Na Microsoft Azure-u, moguće je sigurnosno kopiranje samo jednim klikom.
Naime, sučelje za centralizirano upravljanje olakšava sigurnosno kopiranje i zaštitu od podatkovnog opterećenja.
Rezultat je povećana sigurnost baze podataka tvrtke.
Uz pomoć najmodernije tehnologije kriptiranja, Microsoft Azure pruža zaštitu podataka koristeći se raznim sigurnosnim protokolima i algoritmima uključujući 2FA (dvofaktorsku autentifikaciju).
IT podrška i Microsoft Office 365
Postavljanje korisničkog računa za Microsoft Office 365 je vrlo jednostavan proces, no integracija takve platforme na nepostojeću ili loše izgrađenu IT infrastrukturu je kontraproduktivno.
Kvalitetna i pouzdana informatička struktura podupire optimalan tijek rada što ujedno i unapeđuje poslovne procese.
Integracija novih, modernih digitalnih alata je moguća samo na pomno strukturiranom informatičkom sustavu organizacije.
Centralizirano upravljanje IT sustavom i Microsoft 365
Centralizirano upravljanje računalima, korisničkim računima i Microsoft 365 znatno poboljšava informatičku fleksibilnost jedne organizacije.
Centralizacijom IT infrastrukture unapređuje se i kibernetička sigurnost organizacije, a sustav arhivira sve podatke na jednom mjestu kako bi zaposlenici imali pristup bilo kada.
Uz to, korisnik uvijek zna gdje su mu pohranjeni podatci te ima pristup svojem korisničkom računu s bilo kojeg računala.
Važnost profesionalno osmišljene IT strukture
Kako bi započelo korištenje najnovijih digitalnih platformi i alate, organizacija treba imati ‘potkovanu’ informatičku bazu.
Efikasna serverska infrastruktura je temelj za uvođenje bilo kakvih inovativnih tehnologija.
Postepeno građenje IT infrastrukture sprječava ne samo potencijalne padove računala u IT sustavu, nego i ugrozu kibernetičke sigurnosti organizacije – ovo se smatra jednim od najvećih IT problema današnjice.
Profesionalna implementacija IT sustava se odnosi na instalaciju i održavanje mreža i programa te mrežne sigurnosti, rješavanje kvarova i komplikacija te stvaranje kopije sustava i datoteka. Uz to, profesionalna IT podrška ima neprestani uvid u vaš IT sustav te brzo rješava probleme čim se dogode.
Kontinuiranim nadgledanjem sustava organizacija, IT specijalisti vrlo brzo uočavaju sumnjive promjene i ponašanja u informatičkom sustavu organizacije.
To se odnosi na potencijalne cyber odnosno kibernetičke napade kojima kriminalci pokušavaju onesposobiti poslovanje ili ukrasti važne informacije organizacije i njezinih korisnika.
Microsoft 365 otvara mogućnost tvrtkama bez serverske infrastrukture da se nadograde u tom smjeru tako da u Azure cloudu na jednostavan način podignu servere optimizirane za svoje potrebe i da imaju sve benefite on premise serverskog rješenja: Active directory, Group policy management, ukratko upravljanje ne samo korisničkim računima, već računalnim računima ili računima računala.
Edukacija korisnika
Budući da Microsoft 365 funkcionira po vrlo jednostavnom principu, korisnici ga mogu jednostavno instalirati.
No, pravilnu implementacija, održavanje i skladnost platforme s cjelokupnim sustavom organizacije, najefikasnije primjeniti upravo IT profesionalci.
Između ostalog, korisnici se ne moraju zamarati informatičkim problemima, IT stručnjaci su dostupni i mogu odgovoriti na svaki problem u kratkom roku.
Duplico IT podrška
Duplico IT nudi sveobuhvatne IT usluge održavanja, a kroz naš portfolio usluga smo uspješno implementirali Microsoft 365 pakete velikom broju zadovoljnih korisnika.
Sveobuhvatno IT održavanje podrazumijeva informacijsku sigurnost, IT podršku, hitne IT usluge te projektiranje i održavanje računalnih sustava.
Informacijska sigurnost se odnosi na provođenje konzistentnih mjera za cyber sigurnost poduzeća.
Implementacijom IT podrške, smanjujete mogućnost da hakerski napadi prouzroče štetu na vašoj informatičkoj strukturi, koji mogu utjecati na sigurnost informacija o zaposlenicima, a i cijele baze podataka poduzeća.
Hitna IT podrška omogućava klijentima da kontaktiraju svojeg IT stručnjaka kako bi im na daljinu riješio problem ili u situaciji kompleksnijeg problema, dolaskom informatičara u poslovne prostorije.
Kontaktirajte nas još danas kako biste se konzultirali s našim IT stručnjacima oko implementacije Microsoft 365 paketa u vašu tvrtku.